O estado de alarme devido ao COVID-19 começou com o confinamento e com o fechamento dos escritórios, para os quais o teletrabalho foi imposto. Agora, as empresas começam o retorno dos trabalhadores aos escritórios e os departamentos de Recursos Humanos precisam realizar uma boa gestão dos turnos de trabalho.
Esta volta é mais complexa do que parece, pois há muitos pontos a serem lembrados:
- Os trabalhadores não podem retornar ao escritório todos ao mesmo tempo: quem retornará ao escritório e quem continuará em regime de teletrabalho?
- As empresas terão alguns trabalhadores a trabalhar a partir de casa e, ao mesmo tempo, outros a trabalhar nos escritórios. Como será realizada a gestão de turnos?
Se é o responsável pela área de Recursos Humanos, esses dois pontos acima lhe interessam. Junte-se a nós para saber mais.
- Incorporação de trabalhadores ao escritório após a crise do coronavírus
- Como gerir a situação de ter alguns funcionários nos escritórios e outros em regime de teletrabalho
1. Videochamadas e reuniões físicas
2. Uso de canais de comunicação - Os benefícios do uso de um software de gestão de turnos de trabalho
1. Acessibilidade de qualquer lugar com uma conexão à Internet
2. Maior perceção de transparência
3. Deteção de anomalias
4. Economia de tempo e eliminação manual de erros - O software de recursos humanos da Factorial desenvolveu a funcionalidade do gestão de turnos
- Um programa de gestão de turnos de trabalho é essencial para gerir funcionários que trabalham em locais diferentes
- ✅ Experimente a Factorial e simplifique o processo de gestão de turnos de seus funcionários
Incorporação de trabalhadores ao escritório após a crise do coronavírus
É claro que serão poucas as empresas a reintegrar todos os seus funcionários ao mesmo tempo nos escritórios. Em geral, o plano de reincorporação das empresas após a crise do coronavírus consistirá no seguinte:
- Incorporação em etapas , onde os primeiros a retornar serão aqueles que mais precisam estar nos escritórios e apresentam menos riscos à saúde.
- Esquemas de rotação para alternar pequenos grupos de trabalhadores em dias específicos, a fim de evitar aglomerações.
- Respeito às preferências de cada funcionário em poder voltar ao escritório ou continuar a trabalhar a partir de casa.
- Maior flexibilidade para os funcionários que trabalham desde casa em relação aos horários em que realizam seu trabalho e garantia de desconexão digital.
Além de todas essas iniciativas relacionadas à reintegração de trabalhadores, serão implementados protocolos rigorosos de controlo de saúde para acesso a edifícios, distanciamento social entre áreas de trabalho e em áreas comuns.
Como gerir a situação de ter alguns funcionários nos escritórios e outros em regime de teletrabalho
Quando alguns de seus funcionários já estão no escritório e outros ainda estão a trabalhar a partir de casa, parece que tudo fica mais complicado, certo? Vamos ver o que as empresas devem levar em conta para gerir essa situação com sucesso.
1. Videochamadas e reuniões físicas
Os trabalhadores que não retornarem ao escritório podem acabar por distanciar-se e perder um pouco do sentimento de pertencimento à empresa.
Para que isso não ocorra, é necessário encontrar momentos para realizar reuniões virtuais e físicas para compartilhar pontos de vista, notícias, preocupações etc.
2. Uso de canais de comunicação
É essencial que exista um canal de comunicação interno para toda a empresa e que as pessoas que estão no escritório e as que estão em casa o utilizem.
Um canal no qual as comunicações individuais sejam enviadas para um funcionário e que permita a comunicação em cada departamento e em toda a empresa.
A nova realidade que as empresas estão a enfrentar requer digitalização, como acabamos de ver, e, portanto, precisa de um software de gestão de turnos.
Os benefícios do uso de um software de gestão de turnos de trabalho
Os benefícios de um programa para gestão de turnos em uma empresa podem ser resumidos em acessibilidade, transparência, deteção de anomalias, economia de tempo e eliminação de erros manuais.
1. Acessibilidade de qualquer lugar com uma conexão à Internet
Todos os funcionários poderão acessar o software de gestão de turnos a partir de qualquer lugar que tenha uma conexão com a Internet, e é por isso que é tão importante ter esses programas quando se têm trabalhadores em locais diferentes.
Além disso, o software é compatível com computadores, telemóveis e tablets.
2. Maior perceção de transparência
O uso do software de gestão de turnos contribui para aumentar a transparência, tanto do funcionário para a empresa quanto da empresa para o funcionário.
Isso ocorre porque o horário em que estão a trabalhar fica muito claro para todos, para que a remuneração seja correta.
3. Deteção de anomalias
Se o software de gestão de turnos detetar alguma anomalia, ele envia automaticamente alertas e lembretes. Por exemplo, é enviado um lembrete se, um dia, o horário não tiver sido registrado.
O software também deteta se estão ocorrendo ausências não justificadas. Portanto, se quisesse demitir um trabalhador por esse motivo, seria possível ver suas ausências através dos relatórios gerados pelo software.
4. Economia de tempo e eliminação de erros manuais
Sem o software de gestão de turnos, não há escolha a não ser usar papel ou planilhas do Excel para esta função. O problema com o papel é o armazenamento, no espaço e no tempo, e os erros manuais . Esses segundos também aparecem nas planilhas do Excel.
De facto, embora as planilhas do Excel sejam um avanço em relação ao papel, elas apresentam os seguintes problemas:
- Se há muitos dados armazenados, eles levam tempo para carregar e é são difíceis de lidar.
- Não podem ser automatizadas.
- Não se integram a outras plataformas.
No entanto, tudo isso é fornecido pelo software de gestão de turnos.
O software de Recursos Humanos da Factorial desenvolveu a funcionalidade de gestão de turnos
A Factorial desenvolveu uma nova funcionalidade no software, que é a gestão de turnos. Além disso, permite também gerir todos os tipos de documentos, relatórios de RH, ausências e férias, recrutamento de pessoal e informações de folha de pagamento.
Em relação à gestão de turnos de trabalho, o software fatorial possui as seguintes opções:
- Permite que os funcionários façam check-in quando começarem a trabalhar. Eles também podem picar o ponto ao escanear o código QR através de um dispositivo móvel.
- Deteta de onde os funcionários estão a picar o ponto.
- Emite relatórios mensais das horas trabalhadas de todos os trabalhadores.
Um programa de gestão de turnos de trabalho é essencial para gerir funcionários que trabalham em locais diferentes
Todas as empresas estão cientes de que seu futuro será diferente do que experimentaram até agora, devido ao surgimento do COVID-19. Em alguns aspetos, sabe-se como será o futuro, porque já foi experimentado, por exemplo, em reuniões de teletrabalho e videoconferência.
É por isso que os departamentos de Recursos Humanos e, sem dúvida, as empresas têm a oportunidade de perceber que um bom software de gestão de turnos é essencial para gerir a situação de ter trabalhadores nos escritórios e a trabalhar a partir de casa.
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