Neste artigo, explicamos tudo o que precisa de saber sobre o registo do tempo de trabalho: as responsabilidades da empresa, os itens obrigatórios desse documento e as melhores ferramentas para controlar as horas de trabalho, além de um modelo de folha de presenças em Excel para descarregar grátis.
O controlo de assiduidade e o registo de tempo de trabalho é de grande importância e não pode ser deixado de lado. Saber as horas trabalhadas por dia é fundamental tanto para funcionários como para empregadores: por um lado, elas afetam diretamente os salários e o valor pago por horas extraordinárias; por outro, elas representam a assiduidade, a pontualidade e o comprometimento dos trabalhadores.
Por isso, encontrar a melhor forma de registar a jornada laboral dos funcionários deve ser uma das prioridades do departamento de Recursos Humanos. No entanto, com tantas opções disponíveis, nem sempre essa é uma tarefa fácil.
Tabela de Conteúdos:
- O que é o tempo de trabalho?
- Soluções para o registo do tempo de trabalho
- O que diz o Código do Trabalho sobre o registo de tempo de trabalho?
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O que é o tempo de trabalho?
A legislação laboral portuguesa tem uma série de termos para designar conceitos muito similares, o que pode causar certa confusão. O tempo de trabalho é essencialmente o período durante o qual o trabalhador exerce a sua actividade profissional, segundo a definição presente no artigo 197.º do Código do Trabalho.
Quando consideramos o tempo de trabalho que o trabalhador é obrigado a prestar, medido em número de horas por dia e por semana, falamos em período normal de trabalho.
Já o horário de trabalho é a determinação das horas de início e final do período normal de trabalho diário. Considera-se também o intervalo de descanso (de 1 a 2 horas) e o descanso semanal obrigatório.
👉 Veja aqui todas as regras e variáveis do ACT sobre o horário de trabalho em Portugal.
Que soluções existem para o registo de tempo de trabalho?
Embora o trabalhador seja responsável pela contagem das suas horas trabalhadas, é responsabilidade do empregador proporcionar os meios adequados para tanto. São muitas as soluções para registar as horas de trabalho e monitorar o horário dos funcionários:
- Folha de presenças em Excel;
- Guia para a implementação de controlo de horas;
- Sistemas de assistência móvel;
- Cartões deslizantes para registo de entrada e saída na parede;
- Um software instalado em todos os computadores;
- Sistema avançado com código QR ou reconhecimento facial para picar o ponto;
- Um software na nuvem para controlo de assiduidade.
1) Modelo de Folha de Presenças em Excel
Uma das formas mais tradicionais de fazer a picagem de ponto é através de uma folha de presenças física ou em Excel. A Factorial criou um modelo, que pode descarregar e utilizar para que os seus funcionários façam o registo das horas trabalhadas. Pode descarregar abaixo! ⬇️
Este modelo pode ser útil para equipas reduzidas. No entanto, empresas em crescimento, com um número maior de funcionários, ou mesmo aquelas que possuem turnos e dias de trabalho muito discrepantes, podem enfrentar algumas dificuldades. Afinal, não é fácil gerir as horas trabalhadas de cada um em dezenas de ficheiros.
Contar apenas com modelos em Excel e documentos em papel não é eficiente. Além disso, pode mostrar que a empresa não procura constante inovação tecnológica.
Para centralizar os dados de todos os funcionários, o mais recomendado é o uso de um relógio de ponto digital. Com este tipo de solução, quando os colaboradores picam o ponto, os dados são armazenados automaticamente num sistema informatizado.
👉 Leia mais sobre a automatização de processos em escritórios: devem os RH aderir?
2) Relógio de ponto digital para controlo de assiduidade
Não só existem diversos modelos de relógios de ponto digital, como também diferentes maneiras de picar o ponto. A tecnologia possibilitou a verificação da presença laboral por meio de aplicações móveis com sistemas de geolocalização, tecnologia de código QR e, até mesmo, impressões digitais ou reconhecimento facial.
Todas estas opções citadas estão presentes no relógio de ponto digital da Factorial!
Softwares avançados de Recursos Humanos, como o da Factorial, possuem relógios de ponto inteligentes integrados ao seu sistema. Em função disso, as funcionalidades de um relógio de ponto digital vão muito além do registo de entrada e saída dos seus colaboradores.
Na Factorial, também é possível:
- Picar o ponto rapidamente, em qualquer sítio e através da app;
- Extrair relatórios mensais das horas trabalhadas por cada funcionário e mapas de férias;
- Realizar o controlo das horas extraordinárias de cada trabalhador (e o seu motivo!);
- Aprovar ou rejeitar solicitações de férias e ausências;
- Fazer a gestão de turnos das equipas;
- Visualizar o calendário de toda a equipa, com o horário de trabalho e as ausências de cada trabalhador.
Na Factorial podem aceder aos dados de presença tanto o responsável de Recursos Humanos, como o colaborador. Assim, a transparência em relação ao registo de tempo de trabalho permanece disponível para todos os envolvidos.
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O que diz o Código do Trabalho sobre o registo de tempo de trabalho?
As regras sobre o registo de tempo de trabalho estão presentes no artigo 202.º do Código do Trabalho (Lei n.º 7/2009):
O empregador deve manter o registo dos tempos de trabalho, incluindo dos trabalhadores que estão isentos de horário de trabalho, em local acessível e por forma que permita a sua consulta imediata.
O registo é utilizado para indicar as horas de começo e fim do tempo de trabalho. Também ajuda a monitorar as interrupções ou intervalos que nele não se compreendam. Assim, é possível apurar o número de horas de trabalho prestadas por cada funcionário, por dia e por semana.
A legislação sobre o registo de tempo de trabalho é clara sobre a obrigatoriedade desta tarefa. Ou seja, independente do regime de horário definido pela empresa, todos os funcionários ficam obrigados a picar o ponto.
Tempo de trabalho e as horas extraordinárias
Registar o tempo de trabalho é importante para contar as horas que um funcionário está a trabalhar e, sobretudo, para calcular o trabalho suplementar, isto é, as horas que excedem o horário normal de trabalho ou as estabelecidas no contrato. A famosa hora extra, pela qual o trabalhador tem direito à remuneração.
Registo de tempo de trabalho: O que deve conter?
Cada funcionário deve ter a sua própria folha de presença, também chamada de folha de ponto, para registos individuais. Esse documento, por sua vez, deve conter informações relevantes como o nome completo do trabalhador, o seu NIF, sua função na empresa, a equipa correspondente e o mês em questão.
Por quanto tempo o empregador deve manter o registo?
É obrigação do empregador manter os registos de tempos de trabalho por durante 5 anos, período durante o qual a Inspecção Geral do Trabalho pode solicitar os documentos. O não cumprimento desta norma representa uma violação grave do Código do Trabalho e acarreta uma multa para o empregador.
