Neste artigo exploramos o conceito de transformação digital nas empresas, e nos RH em particular. Falamos sobre o o que é a transformação digital, a importância para as empresas, os benefícios e vantagens desta atualização e os obstáculos face à implementação de soluções digitais.
Em plena era digital, a empresa que hoje decidir não implementar um plano de transformação digital na sua estratégia de crescimento, corre o risco de ficar atrasada. Consequentemente, perde clientes e perde também a sua posição face à concorrência.
No setor de recursos humanos acresce a necessidade destes profissionais estarem sempre atualizados. Eles são a porta de entrada para novos colaboradores e espelham, ainda, a identidade da empresa.
O processo de recrutamento pode dizer muito sobre se uma empresa é inovadora ou não. Quem quer trabalhar numa empresa que ainda utiliza ferramentas ou processos desatualizados? Neste sentido, a transformação digital nos RH já é uma realidade! E mais ainda, uma necessidade.
Ficou com curiosidade em saber mais? Continue a leitura deste artigo.
Tabela de conteúdos
- O que é a transformação digital?
- Transformação digital nos RH
- Qual a importância da transformação digital nos RH
- Vantagens e benefícios da transformação digital nos RH
- Obstáculos à transformação digital nas empresas
- 🚀 Solução para a transformação digital nos RH na sua empresa
O que é a transformação digital?
A transformação digital nada mais é do que a capacidade que cada empresa tem em se adaptar aos últimos avanços tecnológicos. Esta adaptação é necessária, caso as empresas queiram ficar por dentro dos novos paradigmas económicos e sociais.
Este movimento de transformação digital procura que as empresas tenham um melhor desempenho dos seus processos, mais eficiência nas operações e maior participação e competitividade no mercado.
Setores como o retalho, telecomunicações e serviços financeiros foram revolucionados com o surgimento do e-commerce, as redes sociais e do Big Data. Setores como a indústria, energia, saúde ou infraestrutura estão a passar por estas transformações – extremamente imprescindíveis – agora.
Com os avanços tecnológicos não nos referimos apenas à incorporação de Big Data, utilizar plataformas em nuvem, Inteligência Artificial (IA) ou impressão 3D.
Quando falamos na adaptação às novas tecnologias, podemos direcionar-nos simplesmente à digitalização do processo de gestão documental. Ou ao uso de um gestor de férias, ou à adaptação das empresas à utilização das redes sociais para comunicarem os seus negócios.
Com isto em consideração, o nível de adaptação de cada empresa está inerentemente ligado com os seus objetivos e públicos, e com o setor e dimensão. Decorrente do grau de adaptação que for alcançado, podemos dizer se a empresa já atingiu (ou não) maturidade digital.
🎧[Workshop] Big Data para RH: Tendências e desafios
Transformação digital nos RH
Quando falamos da transformação digital nos RH, temos obviamente que referir a disrupção face ao processo convencial do seu funcionamento. Se antes tudo era feito presencialmente, com recurso a papel e utilizando modelos ultrapassados, hoje o paradigma mudou.
Embora as mudanças digitais sejam significativas e ocorram muito rápido, elas devem ser vistas com positividade por todas as equipas. A relutância, que recorrentemente é o primeiro sinal dado pelos colaboradores, terá de dar lugar à aceitação, integração e utilização.
A tecnologia está a mudar grande parte dos aspetos da cadeia de valor dos recursos humanos. A transformação digital nos RH engloba mudanças na forma de gestão, nos processos e na forma como as organizações se posicionam face a todos os desafios.
Mais concretamente, podemos falar, por exemplo, nos processos de recrutamento. Ou, então, do desenvolvimento de competências e desempenho, ou das novas exigências de flexibilidade no trabalho. Exploramos este assunto adiante!
Qual a importância da transformação digital dos RH?
Olhando para o contexto empresarial, a transformação digital dos RH é uma necessidade real. O departamento de Recursos Humanos mantém uma participação ativa nas decisões das empresas e contribui para o alcance dos seus objetivos. Esta é uma área muito operacional, metódica e, claro, essencial!
Por estas razões, a transformação digital nos RH tem de estar alinhada com todos os princípios e metas, apresentando-se como facilitadora das operações. Assim, a utilização de novas soluções tecnológicas assume uma importância enorme, uma vez que esta é uma das áreas mais estratégicas dentro das empresas.
Esta necessidade de inovação interna, levará a que se espelhe esta característica externamente. A transformação digital ajuda na construção de uma cultura organizacional com foco na inovação.
Ao combinarem-se competências e estratégias, dá-se espaço a um progresso no crescimento da empresa. Sem falar da melhor qualidade de vida no trabalho e, consequentemente, maior satisfação dos funcionários, clientes e parceiros.
Vantagens e benefícios da transformação digital nas empresas
Quando aplicamos a transformação digital ao nível dos RH, esta mudança impacta todas as pessoas da empresa, bem como operações e processos internos. É sobre as vantagens e benfícios da transformação digital nas empresas que falamos a seguir.
1) Automatização dos processos de trabalho
Uma das formas mais simples de vermos como a transformação digital impactou os processos de RH é com a automatização! Podemos referir a automatização de tarefas rotineiras, a gestão documental e de dados, ou até a comunicação interna.
Ao invés dos colaboradores utilizarem o período de trabalho para realizarem tarefas burocráticas, é depositada confiança num software que facilite a execução das operações. Desta forma, os processos tornam-se mais rápidos, práticos e sem falhas.
É de salientar que a automatização, e a transformação digital em último caso, não têm como âmago retirar postos de trabalho. Mas, sim, tornar o trabalho diário mais eficiente e com mais tempo para dedicar a outras tarefas que potenciem o crescimento da empresa.
2) Melhoria da produtividade
A transformação digital nos RH é notória em processos tão simples quanto o preenchimento digital da folha de horas, ou um processo de recrutamento com recurso a uma só plataforma. A produtividade é uma consequência destas mudanças, nomeadamente, com a agilização de processos. Assim se poupam horas desnecessárias de trabalho.
Num momento em que se fala cada vez mais da necessidade de investir em produtividade, uma das primeiras soluções pode ser exatamente o recurso à tecnologia.
Como muitos dos processos de RH são rotineiros e iguais (por exemplo, a contagem horas trabalhadas), é possível utilizar ferramentas que minimizem o esforço na execução. E, claro, transferem-se as horas sobrantes para outras tarefas mais relevantes.
🧑[Entrevista] Produtividade e Desenvolvimento Pessoal com Fred Canto e Castro
3) Melhoria da satisfação dos funcionários
Decorrente do benefício anterior, a transformação digital também ajuda à melhoria dos níveis de satisfação dos colaboradores. Como? A sobrecarga com trabalho rotineiro e burocrático tende a ser um dos aspetos que traz mais cansaço e sensação de estagnação profissional.
Com isto em mente, se uma empresa aposta na inovação, ao trazer a digitalização dos processos de RH para o dia a dia das pessoas, os níveis de satisfação sobem. Muitas das atividades destes profissionais tornam-se mais simples, rápidas e automáticas. O excesso de trabalho desnecessário deixa de fazer parte da lista de tarefas destas pessoas.
Este é um benefício bem apetecível a ambas as partes!
4) Acesso a ferramentas inovadoras
A transformação digital no RH pode começar em processos mais simples, e ir até aos mais exigentes. Por exemplo, mudanças simples como a transposição dos dados pessoais de um funcionário ser feita do papel para o digital. Ou de processos mais complexos, por exemplo, a contratação de um software que faça todo o processo de recrutamento.
Neste processo mais complexo, podemos recorrer a uma só plataforma para executar todo o projeto. Desde montar a campanha de recrutamento no LinkedIn, à triagem automática dos primeiros currículos, ou até ao onboarding digital dos novos funcionários.
O grau de digitalização varia bastante, e tudo depende do quão inovadores queremos que a nossa empresa seja.
Um ótimo exemplo de uma ferramenta inovadora com imensos resultados, quando adotada, é o Big Data. Apesar de ser uma tecnologia mais recente, a sua implementação tem trazido algumas hesitações. Contudo, os resultados são enormes para quem tem uma boa visão estratégica do potencial deste recurso.
Investir em inovações como esta, permite que se alavanque o crescimento de um negócio, e haja maior eficiência no trabalho diário das empresas.
5) Atração de talentos
Um ótimo benefício que advém da transformação digital no setor dos recursos humanos é a atração de talento. A forma como as empresas se apresentam, desde a divulgação da vaga até ao onboarding de um funcionário na empresa, é a primeira imagem que esta nova pessoa irá ter da empresa.
A utilização de ferramentas inovadoras, desde o momento de procura e atração de talento, é um requisito-chave no desenvolvimento do Employer Branding de uma organização, bem como da sua reputação.
Se o processo de recrutamento for tradicional, sem mostrar qualquer tipo de inovação dos processos ou a informação não estiver logo disponível, as primeiras impressões poderão não ser as mais positivas.
Sabemos que a imersão de uma nova pessoa na equipa é sempre intensa e exigente, com a assimilação de todos os procedimentos de trabalho, formas de organização, etc. Se essa integração for confusa e com processos antiquados, este novo colaborador inicia o seu novo percurso com arrependimento em ter aceitado o novo trabalho.
Se a empresa estiver digitalizada, a utilizar boas soluções de gestão de RH e com todas as informações centralizadas, a fase de adaptação torna-se mais suave, incentivadora e motivadora!
6) Redução do erro
Quando pensamos em transformação digital nas empresas pensamos em acabar de vez com as carradas de papel que são utilizadas. Sejam as fichas pessoais de cada funcionário, sejam as folhas de registo de horas de todos os funcionários, ou a pilha de CVs em papel recebidos pelos profissionais de RH.
A margem para a falha humana é maior quando há atividades que são executadas pelas pessoas. Sem recurso a um software que faça as leituras ou recolha dos dados em questão.
A transformação digital veio trazer a possibilidade de uma redução significativa do erro humano e de eventuais problemas. Com o recurso ao digital, há menos propensão à perca de dados, falta de comunicação das equipas ou distrações.
7) Maior flexibilidade
Por fim, uma das maiores e melhores vantagens a que assistimos com a transformação digital é a possibilidade em se obter maior flexibilidade. Hoje pode recorrer-se a sistemas em nuvem, onde são guardados todos os ficheiros da empresa. E, além disso, podem ser acedidos em qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, e com a máxima segurança. Já lá vai o tempo das disquetes e CDs.
O teletrabalho pode ser um ótimo exemplo deste benefício de maior flexibilidade no trabalho. Hoje é possível esta forma de trabalho porque as empresas se digitalizaram. Os funcionários podem desempenhar as suas funções apenas e só através de um computador com acesso à Internet.
✔[Checklist] Como organizar o teletrabalho?
Obstáculos à transformação digital nas empresas
Mas, com todas as vantagens e benefícios enunciados anteriomente, porque é que nem todas as empresas embarcam no caminho da transformação digital? Ou atingem o nível de maturidade digital?
Podemos referir, pelo menos, quatro obstáculos à transformação digital nas empresas:
Necessidade de atualização constante
Todos os dias surgem novas tecnologias e, claro, uma necessidade premente de atualização. Se a empresa não tiver capacidade de acompanhar um processo de digitalização, desiste logo no começo.
Resistência à mudança das empresas
As empresas têm, ainda, resistência à mudança de procedimentos ou processos de trabalho já instaurados. Este é um dos maiores obstáculos observados em empresas com menor literacia digital.
Resistência à implementação dos funcionários
As empresas são feitas de pessoas e para pessoas e, muitas vezes, não são os corpos de liderança que colocam entraves à digitalização. Mas sim, os próprios funcionários que preferem não se adaptar às novas soluções digitais propostas.
Falta de investimento
Um dos problemas mais frequentes nas PMEs é a falta de investimento, ou melhor, na prioritização de investimento na transformação digital. A somar a este aspeto, é de salientar a falta de reconhecimento e necessidade de investimento no departamento dos recursos humanos.
Falta de perfis digitais adequados
Este é, talvez, o obstáculo mais difícil de contornar. É comum serem os CEOs ou outros cargos de topo de uma empresa a terem a iniciativa de procurar novas tecnologias. E, depois, de liderarem um processo de transformação digital.
No entanto, há algumas questões aqui necessárias de analisar. Estes profissionais podem não dispor de tempo suficiente para dar formação às equipas. Ou podem, também, não ter um perfil digital e ágil necessário nestes casos de transformação digital de uma empresa.
Ter na equipa pessoas que facilmente se adaptem ao mundo digital é fundamental.
Solução digital de RH: Como este software pode ajudar na transformação digital na sua empresa
Já tivémos oportunidade de explorar os imensos benefícios e vantagens da transformação digital nas empresas. E quanto aos recursos humanos? Que soluções podem ajudar estes profissionais na gestão diária de processos e recursos?
Não restam dúvidas que a automação dos diferentes processos de RH são uma ótima ajuda na melhoria da gestão de pessoas. E, sem dúvida, que o investimento em soluções que descompliquem e agilizem o dia a dia de todos os colaboradores poderá ser a chave do sucesso para muitas empresas.
Atividades burocráticas como o registo e controlo de horas, gestão de turnos ou assinatura digital de documentos, podem ser automatizadas. E mais, automatizadas com recurso a um software que pode ser acedido a qualquer hora, em qualquer parte do mundo.
Desta forma, uma empresa além de reduzir o número de horas gastos em tarefas administrativas, dá a possibilidade aos profissionais de RH de investirem tempo em projetos mais estratégicos.
Algumas das funcionalidades da solução de RH da Factorial são:
- Organizar formações online
- Publicar comunicados que podem ser vistos por todos os colaboradores
- Gerir férias, ausências e baixas médicas
- Centralizar todos os dados dos funcionários
- Enviar e assinar digitalmente documentos
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