Como o Vitória SC pôs ordem na gestão de colaboradores
O Vitória Sport Clube é um dos clubes de futebol mais emblemáticos de Portugal, com uma história de paixão, tradição e identidade profundamente enraizada na cidade de Guimarães. À medida que as operações cresceram, cresceu também a necessidade de gerir equipas, assiduidade e ausências de forma mais eficiente. A Factorial foi a plataforma que trouxe ordem a um processo caótico.
O Desafio: gerir o imprevisível num mundo de jogos e calendários em constante mudança
Trabalhar num clube de futebol profissional é tudo menos rotineiro. Para as equipas de operações, eventos e recursos humanos do Vitória SC, cada semana era uma incógnita: jogos ao fim de semana, calendários que mudavam de um dia para o outro, folgas que precisavam de ser reorganizadas e colaboradores que trabalhavam em múltiplos locais — no estádio, nas lojas, nos escritórios.
Durante anos, a gestão de ausências e folgas foi feita de forma informal: um telefonema aqui, um e-mail ali, uma nota num caderno. Cada diretor de departamento geria a sua equipa à sua maneira. Com o crescimento do clube, este sistema deixou de ser sustentável. Era urgente encontrar uma solução digital que centralizasse tudo — e que funcionasse para a realidade específica do desporto.
Calendários em constante mudança
No futebol, o calendário de jogos pode alterar tudo: férias marcadas em novembro podem ser canceladas em junho quando surgem jogos europeus. Sem uma plataforma digital, era impossível saber o que era férias, folga ou descanso compensatório — e os colaboradores perdiam dias por falta de registo.
Gestão manual, consumo real de tempo
Perceber quem estava a trabalhar num determinado dia exigia ligar às pessoas, verificar e-mails ou consultar um caderno de notas. No departamento de eventos do Vitória, isso representava cerca de 1 hora perdida por dia — todos os dias.
A fase de adaptação
Quando a Factorial foi implementada, a primeira reação de muitos colaboradores foi de desconfiança: a ferramenta foi vista como um mecanismo de controlo de horários, e não como uma mais-valia. Foi necessário realizar workshops e comunicados internos para mudar essa perceção.
A Solução: uma plataforma centralizada que acompanha o ritmo do clube
A Factorial deu ao Vitória SC a infraestrutura necessária para transformar processos informais em rotinas eficientes. O registo de ponto, a gestão de ausências e as comunicações internas passaram a estar centralizados numa única plataforma, acessível a gestores e colaboradores.
Os responsáveis têm agora uma visão imediata da disponibilidade das equipas, enquanto os colaboradores gerem as suas próprias ausências e consultam os seus registos de forma autónoma. Apesar de a implementação exigir formação e comunicação interna para promover a adoção da plataforma, o resultado foi uma organização mais eficiente e uma equipa de RH com mais tempo para atividades de maior valor.
Registo de Ponto Digital
O registo de ponto passou a ser feito por tablet ou browser, substituindo as folhas de presença manuais.
Gestão de Ausências e Folgas
Os colaboradores submetem e gerem os pedidos na plataforma, enquanto os gestores acompanham e aprovam tudo num só lugar.
Comunicações internas centralizadas
A comunidade é usada para anúncios internos e eventos, centralizando informação que antes estava dispersa.
Apoio ao processamento salarial
O cruzamento de registos de ponto e ausências na Factorial deixou de exigir contacto constante com colaboradores.
Nosso impacto
7 horas
por semana
poupadas na gestão de ausências por departamento
1 hora
por dia
recuperada na consulta de presenças e ausências
2–3
workshops
foram suficientes para a adoção plena da plataforma
«Num departamento com cerca de 20 pessoas, gastava uma hora por dia a perceber quem estava a trabalhar — tinha que ligar, ver e-mails, consultar o meu caderno. Agora abro a Factorial e vejo tudo de imediato.»
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