O processamento de salários acontece em todas as empresas, independentemente da sua dimensão e do número de colaboradores. Por se refletir no ordenado que um colaborador leva para casa, é importante que não haja falhas na hora de fazer o processamento salarial dos seus colaboradores.
Sabe o que é o processamento de salários? Como se faz o processamento salarial em Portugal? Ou até mesmo as principais variáveis a ter em conta no processamento de salários? Neste artigo, vamos responder a estas questões e falar da importância de um software para processamento de salários.
Tabela de conteúdos
- O que é o processamento de salários?
- Como fazer o processamento de salários em Portugal?
- Principais variáveis a ter em conta no processamento salarial
- Importância de um software no processamento de salários
- 👉 Software Factorial para processamento de salários 👈
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O que é o processamento de salários?
O processamento de salários é o conjunto de ações realizadas para calcular e emitir o ordenado que uma empresa deve ao colaborador, pelo trabalho prestado.
Essas ações incluem o cálculo de salários com base em horas trabalhadas ou salários fixos, a dedução de impostos e contribuições, a inclusão de benefícios e outras remunerações, como horas extras, bónus e comissões, a emissão do recibo de vencimento e o respetivo pagamento.
Este processo pode variar dependendo do tamanho e complexidade da empresa e da sua estrutura de remuneração. Em empresas maiores, é comum existir um departamento com profissionais especializados em recursos humanos, integrado com um departamento financeiro, responsáveis pelo processamento de salários. Em empresas de pequena dimensão, este processo é muitas vezes efetuado pelo proprietário, gerente ou o contabilista da empresa.
O processamento de salários é uma parte crítica da gestão de recursos humanos. É necessário garantir que os funcionários sejam pagos corretamente e de acordo com as leis trabalhistas e fiscais aplicáveis. Erros no processamento de salários podem levar a problemas legais e financeiros, além de afetar a satisfação e motivação dos seus colaboradores.
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Como fazer o processamento de salários em Portugal?
De país para país, a forma como se faz o processamento de salários varia. Em Portugal, o processamento salarial envolve considerar várias variáveis, desde o salário base, até aos descontos legais e outras deduções, benefícios e adicionais, impostos e despesas.
É importante manter-se atualizado sobre a legislação trabalhista para garantir que todos os cálculos sejam precisos e estar em conformidade com as leis e regulamentos em vigor. Destacamos alguns passos importantes que devem ser seguidos:
1) Calcular os salários
A empresa deve elaborar um contrato de trabalho que especifique o salário, horas de trabalho e quaisquer benefícios que serão pagos ao colaborador. Desta forma, o salário do colaborador é calculado com base nas horas trabalhadas ou no salário fixo. Pode incluir também benefícios e outras remunerações, como horas extras, bónus e comissões.
2) Deduzir impostos e contribuições
Em Portugal, o cálculo dos impostos e contribuições pode ser complexo e depende de vários fatores. O salário bruto do colaborador, o tipo de contrato de trabalho, a categoria profissional do trabalhador, são alguns exemplos. Deixamos-lhe a indicação dos principais impostos a pagar:
Contribuição para a Segurança Social:
A contribuição para a Segurança Social é uma contribuição obrigatória para os trabalhadores, em Portugal. O valor é calculado com base no salário bruto do trabalhador e na categoria profissional em que se encontra. Existem diferentes taxas de contribuição para diferentes categorias profissionais, que podem variar de 11% a 34,75% do salário bruto.
Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares (IRS):
O imposto sobre o rendimento de pessoas singulares (IRS) é um imposto progressivo. Isto significa que as taxas de imposto aumentam à medida que o salário bruto do trabalhador aumenta. O cálculo do IRS é baseado na tabela de retenção na fonte de IRS, que pode ser encontrada no portal das finanças. O cálculo depende do salário bruto do trabalhador, do número de dependentes e do estado civil.
Contribuição para o seguro de acidentes de trabalho:
A contribuição para o seguro de acidentes de trabalho é outra contribuição obrigatória no nosso País. O valor é calculado com base no salário bruto do trabalhador e é geralmente uma taxa fixa de 3,5%.
Outras deduções:
Existem outras deduções que podem ser aplicadas aos salários dos funcionários em Portugal, como deduções para a retenção de impostos devidos anteriormente, pensões alimentícias, empréstimos e outras contribuições voluntárias.
3) Emissão do recibo de vencimento
A empresa deve emitir um recibo de vencimento, que mostre o valor do salário bruto, as deduções de impostos e contribuições e o salário líquido a ser pago ao colaborador.
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4) Pagar os salários
Por último, mas o passo mais importante: pagar os salários aos colaboradores. A forma mais comum é por transferência bancária, mas também há empresas que efetuam o pagamento por cheque.
É importante lembrar que o código de trabalho português é bastante complexo. As empresas devem estar cientes de todas as suas obrigações fiscais e trabalhistas, de modo a garantir que estejam em conformidade com a lei.
Por isso, muitas empresas em Portugal optam por terceirizar o processamento de salários para uma empresa especializada em recursos humanos ou contabilidade. Outra opção, cada vez mais comum, é recorrer a softwares especializados no processamento de salários.
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Principais variáveis a ter em conta no processamento salarial
Está cada vez mais a dominar o processamento de salários? Existem diversas variáveis a serem consideradas no processamento salarial, sendo as principais:
Salário base:
O salário base é o valor acordado entre a empresa e o trabalhador para o seu trabalho. É importante ter em conta o tipo de contrato (tempo parcial, a tempo inteiro ou contrato a termo).
Horas trabalhadas:
Para trabalhadores a tempo parcial, é importante considerar as horas trabalhadas e calcular o salário proporcionalmente. Além disso, pode ser necessário calcular o pagamento de horas extras e o seu impacto no salário.
Descontos legais:
É necessário fazer os descontos obrigatórios previstos na lei, como a aqueles que já mencionamos anteriormente.
Benefícios adicionais:
Alguns trabalhadores podem ter direito a benefícios como seguro de saúde, subsídio de alimentação, transporte, entre outros. É importante considerar esses benefícios no cálculo do salário.
Deduções:
As deduções podem ser de diferentes tipos, como pensões alimentícias, antecipações salariais, multas e outros descontos que possam ser autorizados pelo trabalhador.
Impostos:
O cálculo dos impostos, como o IRS, é baseado em tabelas publicadas pelas autoridades fiscais. É importante verificar se as tabelas de IRS estão atualizadas e, se necessário, realizar ajustes nos cálculos.
Faltas e atrasos:
É necessário deduzir do salário o valor correspondente às faltas e atrasos do trabalhador, de acordo com a política da empresa.
Ajudas de custo e despesas:
Em alguns casos, os trabalhadores podem ter despesas relacionadas com o trabalho, como viagens ou despesas com materiais. É importante verificar se essas despesas devem ser reembolsadas e incluí-las no cálculo do salário como ajudas de custo.
Recibos de vencimento:
É obrigatório fornecer um recibo de vencimento que mostre o salário bruto, as deduções e o salário líquido, bem como outras informações relevantes, como a data de pagamento, o nome da empresa e o nome do trabalhador.
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Importância de um software no processamento de salários
Um software de processamento de salários é extremamente importante para empresas que queiram garantir que o processamento salarial seja feito de forma precisa e eficiente. Podemos destacar algumas vantagens de softwares de RH, como:
Automatização de processos e precisão de cálculos
Com um software, é possível automatizar todo o processo de processamento salarial, o que significa que a empresa não precisa mais de realizar todos os cálculos manualmente. Isso reduz o tempo e o esforço necessários para processar a folha de pagamento e minimiza o risco de erros.
Com a automatização, é possível garantir maior precisão nos cálculos dos salários, descontos e contribuições, reduzindo a possibilidade de erros que podem levar a problemas legais e administrativos.
👉 Leia sobre a automatização de processos em escritórios: devem os RH aderir?
Conformidade com a legislação
Um software de processamento salarial ajuda a garantir a conformidade com as leis e regulamentos em vigor, incluindo o cálculo de impostos e contribuições de acordo com as tabelas atualizadas. Esta funcionalidade ajuda a evitar multas e outros problemas legais.
Armazenamento de dados
Um software de processamento de salários armazena os dados de todos os trabalhadores de forma segura e organizada. Isto facilita o acesso às informações e ajuda a manter um histórico de todos os pagamentos realizados. Aquando de possíveis inspeções gerais do trabalho, ter um software onde armazena todos os documentos dos seus colaboradores poderá ser uma ajuda!
Redução de custos
Ao automatizar o processo de processamento salarial, é possível reduzir os custos relacionados ao trabalho manual, como contratação de pessoal e gastos com papel e impressão.
Maior eficiência do processamento de salários
Com a automatização do processo de processamento salarial, a empresa pode aumentar a eficiência do departamento de RH, libertando tempo e recursos para outras atividades importantes.
Software Factorial para recibo de vencimento
O software Factorial, é um software de RH tudo-em-um que foi desenhado e pensado nas necessidades de um departamento de recursos humanos.
Com a funcionalidade de recibo de vencimento, consegue:
- Programar todos os suplementos da folha de pagamento dos seus colaboradores;
- Decidir se esses suplementos são variáveis ou fixos;
- Definir a periodicidade que quiser – tem um bónus que deve ser pago de 3 em 3 meses? Consegue fazê-lo, automaticamente, no software da Factorial;
- Selecionar o tipo de compensação adicional: bónus, horas extraordinárias, comissões… e adicione as que desejar;
- Refletir na folha de pagamento as despesas dos seus colaboradores;
- Poupar tempo na preparação dos recibos de vencimento dos seus colaboradores, na definição de suplementos pelos gestores ou na sua revisão final;
- Permitir aos colaboradores que acedam aos seus recibos de vencimento ou contratos quando quiser;
- Fazer a gestão de férias e ausências e a gestão de documentos no software;
- Ter contacto direto com o seu contabilista: novas contratações, baixas médicas, licença parental… Quando for gerada uma incidência na sua folha de pagamento, poderá revê-la e enviá-la ao seu contabilista sem sair da plataforma;
- Ter um relógio de ponto digital, que faz o calculo das horas trabalhadas por si;
- Obter insights com a folha de pagamento, como a visão geral de todas as contratações e rescisões, tipos de contrato, horários de trabalho e suplementos que mais paga.
E muito mais! O software Factorial é um tudo-em-um, pelo que tem disponíveis outras funcionalidades de recursos humanos como, o recrutamento e seleção; o onboarding e offboarding dos colaboradores; a gestão de formações internas; a avaliação de desempenho; etc.
