O RGPD garante a proteção das informações dos cidadãos e limita a circulação de dados pessoais na União Europeia.
A esmagadora maioria das empresas está já sensibilizada para seguir este regulamento no que respeita aos clientes e fornecedores. Porém, algumas esquecem-se dos seus trabalhadores. É responsabilidade dos Recursos Humanos cuidar dos dados dos funcionários da empresa e garantir que recebam o tratamento exigido dentro da lei.
Neste artigo, vamos explicar o que é RGPD, quais os principais pontos da legislação e como impactam a empresa e o seu departamento de RH. Vamos partilhar, ainda, ferramentas valiosas e mostrar como recorrer à tecnologia é uma ótima solução!
Tabela de conteúdos:
- RGPD: o que é?
- Quando se aplica o RGPD em Portugal?
- O que são considerados dados pessoais?
- A importância do cumprimento do RGPD e da proteção de dados no RH
- 👉 Software de RH da Factorial: como cumprir facilmente o RGPD
- Dicas práticas de proteção de dados para empresas
RGPD: o que é?
Os dados tornaram-se bastante valiosos do século XXI e as informações pessoais transformaram-se numa importante commodity. Nesta linha, o facto de cada vez serem gerados mais dados deu origem à necessidade de uma regulação.
O RGPD surge, assim, como o regulamento que define os requisitos relativos à recolha, armazenamento, processamento e gestão de dados pessoais nos países europeus.
A criação destas normas de proteção da privacidade foi essencial para reforçar os direitos fundamentais das pessoas na era digital. Mas representou também um grande impacto para as empresas, que tiveram que reestruturar processos para se adequar à nova legislação.
Em vigor desde 25 de maio de 2018, o RGPD tem entre seus principais objetivos facilitar a atividade comercial no mercado único digital. Tal é feito mediante a clarificação das normas aplicáveis às empresas e aos organismos públicos.
Desta forma, pôs fim à fragmentação consequente da coexistência de diversos sistemas nacionais diferentes (estabelecendo um marco para toda a União Europeia). Mas também faz com que sejam evitados encargos administrativos desnecessários.
Se deseja ficar por dentro de todas as regras nele estipuladas, poderá consultar o diploma completo. Em 2024 prevê-se que seja atualizado, mas este regulamento continua a ser o atualmente em vigor.
Quando se aplica o RGPD em Portugal?
O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados é aplicável a empresas ou entidades:
- que efetuem o tratamento de dados pessoais no âmbito das atividades das suas sucursais estabelecidas na União Europeia. Aplica-se independentemente do local onde os dados estão a ser tratados;
- constituídas fora da UE que ofereçam bens/serviços a pessoas na UE ou controlem comportamentos de cidadãos europeus.
Importa destacar que, relativamente ao RGPD, a legislação prevê obrigações diferentes para pequenas e médias empresas (PMEs).
As empresas com menos de 250 trabalhadores não têm de manter registos das suas atividades de tratamento de dados. Exceção feita para os casos em que efetuem o tratamento de dados como uma atividade regular. Mas também para as PMEs que tratem dados sensíveis mais delicados. Como dados que representem uma ameaça aos direitos e às liberdades das pessoas ou digam respeito a registos criminais.
Adicionalmente, também não são obrigadas a nomear um encarregado da proteção de dados (EPD).
👉 Gestão de Recursos Humanos: saiba qual a importância nas pequenas empresas.
Outra nota importante é que as regras do RGPD em Portugal aplicam-se apenas a dados pessoais relativos a pessoas singulares. Portanto, não dizem respeito a dados relativos a empresas, nem a outras entidades jurídicas.
Não obstante, o RGPD aplica-se a todos os dados pessoais relacionados a uma pessoa no âmbito de uma atividade profissional, incluindo endereços de correio eletrónico profissionais ou os números de telefone profissionais dos trabalhadores.
O que são considerados dados pessoais?
As informações pessoais podem variar de acordo com o contexto e situação. De acordo como o regulamento europeu são considerados dados pessoais:
- Nome
- Morada
- Localização
- Número do documento de identificação/passaporte
- Identificador em linha
- Informações de saúde
- Informações de rendimentos
- Perfil cultural
- Endereço IP
Mas de que forma é que a recolha destes dados pode afetar as empresas e quais as responsabilidades dos profissionais de RH? Continue a sua leitura e fique a saber tudo!
A importância da gestão e proteção de dados no RH
Os departamentos de RH têm um papel fulcral na proteção e gestão das informações dos seus funcionários. Assim como de dados de potenciais empregados e candidatos em processos de recrutamento. Explicamos de que forma.
De uma maneira ou de outra, os RH armazenam constantemente dados pessoais. Entre eles, nomes, dados de contacto, recibos de vencimento, baixas médicas., etc. Estas informações são sensíveis, estão protegidas pelas normas de proteção de dados e há importantes regras a cumprir por parte das empresas.
Nesta linha, é de suma importância entender a gestão e proteção de dados como uma responsabilidade dos profissionais de Recursos Humanos. Os gestores de RH devem saber quais as medidas que uma empresa deve tomar em termos de tratamento de dados dos funcionários.
Hoje, mais do que nunca, usar um programa de RH compatível com RGPD é uma necessidade. Um sistema capaz de armazenar e utilizar os dados de forma correta e alinhada com a lei de RGPD em Portugal pode facilitar todo o trabalho da empresa.
Veja a seguir como um software de RH pode ajudar neste processo.
👉 Tecnologia em RH: como aplicar na sua empresa?
Software de RH da Factorial: como cumprir facilmente o RGPD
Existem muitos benefícios em utilizar um sistema de Recursos Humanos compatível com o RGPD, como o software da Factorial.
Para além de possuir diversas funcionalidades que ajudam na gestão de RH, trata-se de um sistema inteligente e seguro, que diminui a preocupação da empresa com questões burocráticas e jurídicas. Um software de RH como o da Factorial permite:
1) Otimizar processos de modo ágil e seguro
Facilite as tarefas diárias dedicadas à gestão de pessoal, reduzindo custos e tornando todos os processos mais eficientes. Simultaneamente, graças à inteligência artificial, gere relatórios rapidamente e tome decisões estratégicas mais informadas.
Uma vez que se trata de um software na nuvem , os dados são também salvos automaticamente e podem ser acedidos de forma segura, sem risco de perda de informações. Isto permite que faça backup de dados permanentemente e, em acaso de necessidade, recuperá-los sem constrangimentos.
2) Cumprir todos os requisitos legais do RGPD
A Factorial estabeleceu um Sistema de Gestão da Segurança da Informação conforme os requisitos da norma ISO/IEC 27001. Deste modo é garantida a continuidade dos sistemas de informação, enquanto é minimizado o risco de danos.
Assim, ao utilizar a solução da Factorial não só tornara a gestão de RH da sua empresa muito mais fluida e bem-sucedida, como cumprirá todas as exigências impostas pela legislação, nomeadamente o RGPD.
3) Dar autonomia aos funcionários
Ofereça acesso remoto a cada funcionário através de um login e senha num portal seguro. Assim, eles mesmos poderão manter as suas informações atualizadas.
Ao contrário dos sistemas tradicionais, nos quais o responsável pelos Recursos Humanos é a pessoa que deve inserir e atualizar as informações pessoais de toda a equipa, um software de HR automatizado permite ao próprio trabalhador cuidar desse processo. Tudo de forma muito mais ágil e dinâmica.
Adicionalmente, o software funciona como uma ferramenta para empoderar o trabalhador e dar acesso fácil e constante às suas informações. Assim, é possível garantir a privacidade e segurança dos dados de toda a empresa, além de assegurar que os dados estão sempre corretos e em dia.
👉 5 Razões para ter um Portal do funcionário na sua empresa.
4) Comunicar mudanças com clareza
Ao promover mudanças em processos internos da empresa, é importante criar um plano de comunicação interna para que todos os funcionários saibam como aceder às suas informações e o que fazer em caso de alterações necessárias.
Parte da regulamentação do RGPD exige justamente que as empresas comuniquem claramente como, onde e por quanto tempo as informações pessoais de um trabalhador serão armazenadas.
Nesta linha, ao permitir comunicar de forma simples e intuitiva com os funcionários, o software da Factorial ajuda também a cumprir as exigências do RGPD.
5) Reforçar a cultura de privacidade
Promover uma cultura de privacidade de dados é essencial em qualquer empresa. Ao utilizar a solução da Factorial irá transmitir à sua equipa confiança, mostrando que os dados pessoais dos funcionários e a sua privacidade são tratados de forma íntegra e de acordo com os regulamentos legais.
Que tarefas podem ser realizadas com mais segurança com o software da Factorial?
Além de garantir o cumprimento do RGPD, é possível tirar proveito de diversas outras funcionalidades do software tudo-em-um da Factorial com segurança e eficiência.
Estes são alguns processos que podem ser geridos através do software, respeitando a confidencialidade e a lei de proteção de dados:
- Gestão documental
- Recrutamento e seleção
- Avaliações de desempenho
- Assinatura digital de documentos
- Controlo de assiduidade
- Gestão de formação professional
- Recibos de vencimento
- Gestão de despesas
- Automatizações
- Integração de aplicativos
- E muito mais!
Descubra, em 2 minutos, como gerir pessoas com a Factorial:
Dicas práticas de proteção de dados para empresas
A falta de confiança nas antigas regras de proteção de dados era um obstáculo para a economia digital. Estabelecer regras que aumentem a confiança dos consumidores é importante. Não apenas para seguir o RGPD em Portugal, mas também para garantir o sucesso e viabilidade da sua empresa.
Deixamos de seguida algumas questões a ter em conta, ao definir o tratamento de dados dos funcionários:
- Comunicação – Ao falar sobre o processamento de dados, utilize uma linguagem simples e acessível. Informe sempre os seus empregados e candidatos por que precisa dos dados, como faz o seu tratamento e durante quanto tempo serão conservados.
- Consentimento – Um dos fundamentos legais para o processamento de dados é o consentimento explícito do titular para que possam ser armazenados. Assim, a autorização por parte dos seus funcionários (atuais ou potenciais) deverá ser dada através de uma forma clara e afirmativa.
- Acesso e portabilidade – É fundamental permitir que aos colaboradores que acedam aos seus dados e, se assim o desejarem, os facultem a outras empresas.
- Direito ao esquecimento – Os titulares dos dados têm direito a reivindicar o seu direito a esquecimento. Neste caso, a empresa deverá limpar todos os dados pessoais associados a esse titular.
- Marketing legítimo – No caso de usar dados da sua equipa ou dados recolhidos em processos de seleção para fins de marketing, é imperativo que seja dado o direito de optar por não receber marketing direto que utilize dados pessoais.
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Penalização por incumprimento do RGPD em Portugal
A autoridade de proteção de dados de cada país, no caso a Comissão Nacional de Proteção de Dados em Portugal, é a responsável por efetuar o controlo do cumprimento do RGPD. Isso ajuda a garantir que as leis sobre a proteção de dados estão a ser seguidas.
Lembramos que o regulamento do RGPD em Portugal prevê multas significativas para empresas que não o cumpram. As empresas podem receber multas de até 20 milhões de euros ou 4% da faturação anual do ano anterior. Além disso, essas multas podem ser acompanhadas de medidas corretivas consideradas adequadas (como advertências ou repreensões).
Assim, é essencial manter-se informado sobre a lei do RGPD em Portugal. É, ainda, importante selecionar um responsável por verificar que tudo é feito corretamente e investir em ferramentas tecnológicas eficientes e seguras.
