Princípios gerais do Sistema interno de informação e defesa do informante

Factos denunciáveis:

O canal de denúncias deve ser entendido como um instrumento que permita a comunicação de condutas que possam ser constitutivas de incumprimento ou irregularidades que possam ir contra os interesses da União Europeia ou constituir um ato ilícito ou contrato à normativa aplicável.

Direitos do denunciante:

O denunciante terá os seguintes direitos garantidos:

• Direito ao anonimato: O denunciante que apresentar uma denúncia através do Canal de denúncias poderá manter o anonimato em torno da sua identidade, garantindo o mesmo durante o processo, sendo opcional para o denunciante incluir dados que permitam a sua identificação através do formulário de denúncia habilitado.
• Direito à confidencialidade: Tanto o conteúdo da denúncia como a identidade do denunciante serão confidenciais, não podendo ser revelados sem o seu consentimento expresso a nenhuma pessoa que não seja o pessoal competente para receber e tramitar as denúncias, com as exceções que estabelece o direito da União Europeia ou a normativa estatal no contexto de investigações levadas a cabo pelas autoridades ou no transcurso de processos judiciais.
• Proibição de represálias: O denunciante gozará de proteção frente a represálias, mesmo se do resultado da investigação levada a cabo se verificar que não houve incumprimento dos interesses da União ou da normativa aplicável, desde que não tenha agido de má-fé.
• Direito de escolha: O denunciante poderá escolher o caminho da denúncia que considere mais adequado, podendo recorrer aos canais de denúncia internos ou externos (autoridades competentes).
• Direito à informação: O denunciante tem direito a ser informado do estado de tramitação da sua denúncia, assim como do resultado das investigações.
• Direito à informação limitada: O denunciante não será obrigado a fornecer dados que não sejam estritamente necessários para tramitar a denúncia e posteriormente não se poderá solicitar nem conservar os dados que não sejam estritamente necessários para a investigação. A informação facilitada não poderá ser utilizada para fins distintos da investigação. No caso de que os dados sejam transmitidos a uma terceira pessoa para que investigue a denúncia (por exemplo, um escritório de advocacia ou auditor externo), tanto o denunciante como o denunciado deverão ser previamente informados. No entanto, tal consentimento não será necessário quando a cessão estiver autorizada pela lei. Os dados pessoais tratados como consequência da apresentação de denúncia através do Canal de denúncias da FNMT-RCM serão tratados de conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados Pessoais, Regulamento (UE) 2016/679, e a Lei Orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, de Proteção de Dados e garantia dos direitos digitais e restante normativa relacionada em vigor.
• Direito a exercer os direitos de proteção de dados: O denunciante terá direito a exercer os direitos que lhe confere a legislação de proteção de dados de caráter pessoal.
• Direito a receber uma resposta num prazo razoável: O denunciante receberá um acusado de recebimento da sua denúncia num prazo máximo de sete dias desde a recepção da mesma, exceção feita se o denunciante solicitar expressamente outra coisa ou se o órgão encarregado da investigação considerar que tal acusado pode comprometer a proteção da identidade do denunciante. O prazo, em relação ao tratamento de dados e à investigação, não poderá exceder os três meses de conformidade com a normativa vigente.
• Direito à supressão de dados: Decorridos três meses desde a introdução dos dados, deverá proceder-se à sua supressão do sistema de denúncias, salvo que a finalidade seja a conservação para deixar evidência do funcionamento do modelo de Sistema de Compliance ou se derivem da mesma processos judiciais ou investigações por parte das autoridades competentes.

Imposição de medidas disciplinares:

Se na resolução da investigação se comprovar de forma fidedigna que os factos investigados são certos e estão vinculados a condutas irregulares ou ilícitas, o denunciante poderá ser objeto de sanção de conformidade com a legislação laboral e o restante de obrigações civis e mercantis que tenha contraído o membro da equipa da empresa, pessoal da empresa ou pessoa vinculada à mesma.

Os factos também poderão ser postos à disposição das autoridades competentes, caso possam ser constitutivos de ilícito.

No caso em que o denunciante seja um terceiro com o qual não se mantém uma relação laboral (fornecedor, agente comercial, candidato, etc.), as sanções aplicáveis limitar-se-ão ao âmbito mercantil, sem prejuízo da comunicação dos factos às autoridades competentes.

Comunicação de denúncias falsas ou de má-fé:

O canal de denúncias deve ser empregado de maneira responsável e adequada. A comunicação de factos falsos, com uma atitude maliciosa e moralmente desonesta, supõe uma infração da boa fé que deve presidir as relações de trabalho ou no âmbito mercantil.

Se, após a oportuna análise, se pudesse concluir que os factos denunciados são manifestamente falsos e que a denúncia foi apresentada com atitude maliciosa e má-fé: (i) arquivar-se-á a denúncia, documentando os motivos que levaram a arquivar o expediente, finalizando o trabalho de investigação; (ii) transmitir-se-á tal circunstância à Direção de RRHH para que, em coordenação com o Comité de Compliance, se proponham medidas disciplinares de conformidade com o Convénio Coletivo Vigente e; (iii) informar-se-á, de forma escrita, a proposta de sanção ao Comité de Direção ou, em seu caso, ao Conselho de Administração, que decidirá a ação disciplinar a aplicar ao denunciante de má-fé.

Procedimento de investigação do canal de denúncias:

O procedimento interno de gestão das denúncias constará das seguintes fases:

Fase inicial:

O denunciante, em caso de optar pelo uso do Canal de denúncias interno, terá que preencher o formulário de denúncia que está à sua disposição.

A denúncia deverá ser individual. No caso de que várias pessoas tenham conhecimento do mesmo facto ou circunstância que deva ser comunicado, cada uma delas deverá fazê-lo de forma individual através do canal de denúncias.

Os conteúdos requeridos no formulário de comunicação são os seguintes:

• Correio eletrónico
• Identificação do denunciado (salvo que se opte por realizar a denúncia de forma anónima)
• Descrição dos factos através de um campo livre.
• Antes de formalizar a denúncia, deverá confirmar a comunicação, introduzindo um texto de verificação mediante código CAPTCHA com o objetivo de evitar qualquer registo falso dentro do canal de denúncia.

É importante que o denunciante aporte detalhe suficiente sobre os factos, condutas ou atividades suspeitas, para que o Comité de Compliance ou o Compliance Officer possa realizar uma análise preliminar do conteúdo, permitindo inclusive o envio de arquivos ou documentos anexos em relação aos factos denunciados.

A empresa deverá acusar recebimento da denúncia ao denunciante no prazo máximo de 7 dias. A empresa poderá pedir ao denunciante que aporte informação complementar, se for necessário. Como, por exemplo:

• Localização do escritório em que se sucedem os factos
• Descrição da irregularidade/parágrafo do procedimento sobre o que se deseja esclarecimento ou interpretação
• Momento em que se produz
• Categorizar se é pontual ou recorrente
• Identificação do(s) responsável(eis)
• Identificação do denunciante
• Detalhar como tomou conhecimento da irregularidade
• Documentação anexa à denúncia (provas ou indícios)
• Comentários relevantes
• Provas ou indícios: No caso de denúncia, deverão detalhar-se as circunstâncias da mesma e deverão acompanhar-se, na medida do possível, as provas ou indícios que a avaliem, junto com a identificação de outros possíveis testemunhos ou trabalhadores que tenham podido ter conhecimento dos factos.

Em caso de transcorrer 30 dias sem obter resposta a tal solicitação, considerar-se-á que o denunciante desistiu em sua vontade de apresentar denúncia, salvo naqueles casos em que se tenha categorizado como de tipo crítico.

Fase instrutória:

Abertura do procedimento de investigação:

• Atribuição de um nível de risco a cada denúncia, que poderá ser: BAIXO, MÉDIO, ALTO ou CRÍTICO
• Registo da data da denúncia e agenda de data limite para resolver
• Desenvolvimento da investigação e recolhimento de provas ou indícios
• Elaboração de um informe/registo ou das atuações de investigação levadas a cabo pelo instrutor

O prazo para resolver não será superior a 3 meses a partir do acusado de recebimento ou, se não se remeteu um acusado de recebimento ao denunciante, a três meses a partir do vencimento do prazo de sete dias depois de fazer-se a denúncia.

Excepcionalmente, o prazo poderia ampliar-se a 6 meses quando seja necessário devido a circunstâncias específicas do caso, em particular a natureza e a complexidade do objeto da denúncia, que possam justificar uma investigação longa.

Fase de resolução:

A empresa emitirá uma Resolução que contemple uma exposição de factos documentada e objetiva, seguida de uma exposição detalhada do resultado das atuações de investigação levadas a cabo.

A resolução deverá ser comunicada ao denunciante e ao denunciado.

Planteiam-se três tipos de Resoluções:

• Verificação dos factos denunciados: Proposição de medidas corretoras
• Não verificação dos factos denunciados: Arquivo do assunto
  • Neste caso, facilitar-se-á ao denunciante informação clara e facilmente acessível sobre os procedimentos de denúncia externa ante as autoridades competentes de conformidade com o artigo 10 da Diretiva Whistleblowers e, em seu caso, ante as instituições, órgãos ou organismos da União.
  • Remissão da investigação a outra instância: Porque é delito ou porque corresponde a outra instituição ou empresa a resolução do assunto denunciado: para isso, pode ser necessário solicitar os dados pessoais do denunciante no caso de que tenha denunciado de maneira anónima, ou recabar o seu permisso para poder revelar a sua identidade ante as autoridades.