O controlo horário dos colaboradores de uma empresa é uma tarefa crucial do departamento de Recursos Humanos. Existem diversas formas de picar o ponto e controlar a assiduidade das equipas. Mas, qual será a mais eficiente para cada setor?
Convidámos a Ana Mendonça para uma entrevista onde procuramos entender a sua opinião pessoal e experiências profissionais sobre o tema. A consultora de RH conta-nos o seu caminho pelos recursos humanos, a sua opinião sobre o controlo horário e, no fim, faz-lhe um convite especial.
Se depois de ler esta entrevista ainda tiver dúvidas, aconselhamo-lo a assistir ao 👉 evento online sobre picagem de ponto 👈 e controlo horário com a Factorial e a Ana!
Acompanhe toda a entrevista abaixo! ⬇️
1) Sabemos que toda a sua vida profissional tem sido em torno dos Recursos Humanos. O que a faz ser tão apaixonada pela área?
A palavra “apaixonada” é realmente a palavra certa. Sou mesmo “apaixonada” pela gestão de pessoas, mas acima de tudo por tudo o que é possível fazer para e com as pessoas. Desde criança que as brincadeiras envolviam sempre ter uma profissão que fosse apoiar/acompanhar pessoas. Por isso, desde essa altura, acho que era claro que pessoas seria o caminho.
Quando chegou a altura de escolher o curso, havia algumas opções, com a psicologia no topo. No entanto acabei por tirar o curso de Gestão de Recursos Humanos porque na altura, sendo um curso recente, que existia apenas há 1 ano, a faculdade abriu a possibilidade de termos uns dias práticos para perceber em que consistia e descobrirmos o que seria. E não tive dúvidas: era este o futuro que queria para mim. Ter uma parte de psicologia e apoio às pessoas no mundo empresarial.
O que me tem apaixonado ao longo destes, já 23 anos, é a forma como aprendemos uns com os outros e como conseguimos, com dedicação e empenho, ver melhorias e trabalhar em conjunto para alcançar objetivos comuns.
Recrutar pessoas para novas oportunidades de vida, e ver o seu crescimento nas empresas, com formação e acompanhamento, faz toda a diferença. E, como é possível entrar júnior e chegar a sénior/manager/líder, poder implementar políticas e atividades para fomentar espírito de união. Ver acontecer e crescer.
Apoiar as equipas de gestão nas melhores decisões, e permitir o alcance de objetivos individuais, de equipa e empresa tem sido um percurso muito rico em aprendizagem e crescimento.
Se encontrei sempre só coisas boas?!
Não, já tive desilusões. Já encontrei situações difíceis, onde tive de chegar a acordo com algumas pessoas para sair. E ,por isso, nem sempre os Recursos Humanos fazem coisas fáceis e é só alegrias.
Mas, alegro-me em dizer que, na maioria, as minhas experiências, até agora, foram muito positivas. Fiz muitos amigos nas empresas, e trouxe-os para a vida pessoal. Continuo a estudar esta área, que agora entra em novos modelos e formas de atuar. É sem dúvida nestes novos mundos que quero estar, continuar a crescer e continuar “apaixonada”.
2) Para que os nossos leitores a conheçam um pouco melhor, pode contar-nos mais sobre o seu percurso profissional? Como chegou até onde está hoje?
Chegar aqui HOJE tem sido uma enorme viagem cheia de aventuras, e espero que assim continue. Hoje estou como consultora, novo caminho que decidi abraçar há quase 3 anos e que tem sido dedicado a apoiar empresas e pessoas no seu desenvolvimento.
Passei por várias empresas, tais como a Peugeot, Hewlett Packard, GE e Watson Wyatt, em que tive uma experiência internacional (responsabilidade de Portugal e Espanha). Experienciei, também, a Angelini Farmacêutica onde tive para além dos RH, a área de formação científica e uma equipa de formadores. Aqui surgiu um maior envolvimento com as equipas comerciais.
Estudei Gestão de RH e, ao longo dos anos, fui tirando algumas certificações como Coaching Executivo, Técnicas de comunicação e Gestão em ambiente de Self Management. Fiz também o curso da Google Search Inside Yourself e mais recentemente entrei na área da felicidade com a certificação em Chief Happiness Officer.
O meu percurso sempre foi muito na busca da constante aprendizagem e procura de novas formas de apoiar as pessoas e as empresas. Sempre com o objetivo de todos conseguirmos retirar sentido no dia a dia para um bem maior, a felicidade. Consequentemente, se estivermos bem e felizes, isto consegue ser viral e espalhar para as pessoas mais próximas. No fundo, ser como uma corrente.
No entanto, nunca esquecendo a parte do negócio, mais do que a felicidade, as empresas têm de ser saudáveis e rentáveis e, por isso a equação é clara, temos de ser Business Partners sempre para alcançar os objetivos estratégicos e financeiros para que possamos continuar a crescer saudáveis e mais fortes.
3) Quais são, para si, os principais desafios de ser uma gestora de RH?
Os principais desafios desta área acredito que sejam, muitas vezes, conseguirmos chegar a todos e, quando o fazemos, chegar da forma certa e corretamente interpretados.
No dia a dia dos departamentos de recursos humanos há muitas tarefas e obrigatoriedades legais e processuais das quais não podemos fugir, e que muitas vezes nos absorvem de tal forma que nos retiram tempo para sermos mais criativos e audazes. Por exemplo, aquela possibilidade de pararmos para pensar no RH de forma abrangente e estratégica.
Atualmente, para além destes desafios do dia a dia, temos novos desafios e exigências com o mundo que se tornou mais global e, com isso, a competição passou a ser também ela global.
Temos de ser mais criativos e competitivos na procura pelas melhores pessoas que já não estão apenas cá, mas também a trabalhar em Lisboa ou no Brasil, da mesma forma e a contribuir igualmente. Temos que mudar a forma como no passado geríamos as nossas pessoas para um olhar mais próximo e sempre com contacto mais presente e visível.
Esta nova realidade virtual surgiu por imposição do mercado, mas também das próprias pessoas que procuram flexibilidade e modelos de trabalho híbrido com maior liberdade.
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4) Sabemos que o controlo horário e de assiduidade dos colaboradores de uma empresa nem sempre é fácil. Já encontrou algum desafio específico nesta tarefa?
Há, dentro do Departamento de RH/Pessoas, algumas obrigatoriedades legais que temos que cumprir e que, muitas vezes, não são os processos mais flexíveis e aceites pelas pessoas pela “chatice” que provocam e pelo pouco contributo que trazem para o negócio. Estes casos são sempre vistos como entropias e, por isso, são sempre muito difíceis de cumprir.
Ainda sou do tempo em que existiam registos de ponto escritos (sou realmente já um pouco antiga) e depois a tecnologia começou a trazer os registos de ponto mais simples com os acessos de entrada nas instalações. Desta forma, tínhamos esta parte cumprida sem chatices. Mais tarde, estes sistemas passaram a ter novas funcionalidades, que nos ajudavam a fazer o controlo horário, e passaram a incluir também mapas de férias e registos de assiduidade, o que começou a facilitar.
Tudo o que somos obrigados a cumprir por imposição, e que nos possa originar multas pelo incumprimento, deve ser gerido com cuidado, para que não sejamos “apanhados na curva”. Se estes processos conseguirem ser modernizados e passarem a ser uma fonte de informação útil e que facilita a gestão, então temos todos a ganhar.
Neste caso, se conseguirmos controlar os acessos e horários, utilizar esta informação para gerir férias e faltas e, ainda, gerir a assiduidade com os impressos digitais para processamento, quando necessário, então é fantástico.
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5) Pela sua experiência, em que setor de negócio considera que o controlo do horário de trabalho é mais complicado de se fazer? E, mais fácil?
Começo pelo mais fácil:
Em empresas mais modernas e abertas a todos os processos mais digitais acredito que seja muito mais fácil explicar estas novas formas de controlo horário e potenciar as suas vantagens, para que sejam utilizadas de forma eficaz em alguns processos de tomada de decisão.
Empresas de consultoria em que são vendidas as horas de força de trabalho, um processo de registo de horas e tempo pode ser útil para controlar os timings e faturar a clientes. Se bem oleado e bem estruturado pode ser um excelente aliado.
Em empresas que agora assumem o horário flexível podem, desta forma, ver quem se encontra ativo e gerir de forma tranquila os horários, sem incomodar quando a pessoa decide estar ativa ou em descanso. Quando menciono “ser mais fácil” será pela facilidade de todos os colaboradores terem acesso a PC e/ou telemóvel e poderem aceder e fazer este processo de forma simples e sem stress, como atualmente começa a ser este processo.
O mais desafiante:
Onde poderá ser mais desafiante (não gostando da palavra complicado) será em empresas com ambiente fabril ou industrial pois nestes casos temos que criar um processo de fácil acesso a todos, com as ferramentas disponíveis. Nestes setores o controlo de registo de ponto, com indicação dos horários e intervalos, é muito importante e por isso o tradicional picar do ponto continua a ser o processo normal. Na entrada e saída dos turnos.
Nestes casos, poderá ser facilitado se todos tiverem uma mesma forma, no entanto se não tiverem ferramentas como PC ou telemóvel profissional o modelo tradicional continuará, acredito eu, a ser o mais indicado. Neste setor há ainda um outro desafio que é o grande grau de confiança entre entidade patronal e os seus colaboradores, que tem de existir para que este processo seja realmente bem aceite.
Temos ainda aqui um enorme desafio cultural. Nem sempre confiamos e acreditamos que estes processos de controlo existem exatamente para mitigar algumas tentativas de ludibriar o sistema, sendo que em ambiente mais fabril a falta de uma pessoa é bastante notada pois tudo é definido e coordenado ao detalhe para que os turnos e presenças estejam em sintonia e evitem uma perda de produtividade.
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6) Dito isto, gostaríamos também de saber a sua opinião sobre o horário de trabalho flexível. Será que funciona para todos os setores? Deve ser feito o controlo de um horário flexível?
Infelizmente o trabalho flexível não é possível para todos os sectores. Neste caso quando temos atendimento ao público ou processos sequenciais, em que uma função depende da anterior, a flexibilidade como se fala agora não é possível.
A flexibilidade é mais fácil de implementar em funções que possam ser trabalhadas por objetivos, ou seja em que sejam definidos objetivos a serem alcançados e os colaboradores os desenvolvem consoante a sua definição de prioridades e milestone definidos. Nestes casos é mais fácil porque, na realidade, ninguém depende diretamente da nossa tarefa para efetuar a sua.
Nestas situações, a empresa pode querer manter a definição de horas diárias ou estipular períodos mínimos ou máximos, ou seja a flexibilidade pode existir com algumas regras e estas podem ser controladas nestes processos de registo e, também, por forma a que a empresa consiga perceber quando a pessoa está ativa.
Temos que ter em atenção que os horários e os registos não existem apenas para controlo interno das empresas mas também servem de guia para algum benefícios/direitos que os colaboradores têm, nomeadamente a política de acidentes de trabalho, que está intrinsecamente ligada ao horário de trabalho e o mesmo só pode ser acionado quando comprovado que a pessoa estava em trabalho.
7) Quais acha que devem ser os próximos passos no controlo horário de funcionários?
Acredito que os próximos passos estão a ser dados atualmente. Como? Através dos sistemas de RH que aparecem e que, pegando na essência do controlo do horário, começaram a introduzir novas figuras de controlo e acompanhamento.
Começando pelo controlo do horário, os próximos passos devem assentar numa ferramenta onde se saiba quando as pessoas estão ativas e a trabalhar, onde se tenha a informação necessária para gerir ausências e enviar justificações e onde se possa marcar férias
Será importante, também, a existência de uma plataforma que ofereça soluções como a gestão das tarefas dos colaboradores, onboardings, promoções, processamentos salariais, avaliações de desempenho e feedback, processos de saída, formações internas, etc.
No passado, as empresas tinham softwares mais comuns e que proporcionavam toda a informação dos colaboradores com o seu registo e informações. Posteriormente, chegaram os ERM que permitiam a atualização dos dados e processos, de forma mais automatizada, e quase todos eram a base do processamento salarial (com todos os desafios de serem ferramentas muitas vezes com alguma dificuldade de customização).
Neste caso, estes softwares são mais fáceis e ágeis e podem ser customizados às necessidades dos seus clientes, podendo assumir e acompanhar as imposições legais exigidas e necessidades individuais dos clientes. E com custos muito mais simpáticos e fáceis de justificar.
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8) No dia 24 de Novembro participará num evento da Factorial sobre picagem de ponto. O que podem os nossos leitores e participantes esperar do webinar?
No dia 24 de novembro o webinar será uma conversa com a Sofia Canas, onde falaremos sobre a picagem de ponto e controlo horário, desafios passados e alternativas presentes.
A obrigatoriedade legal que continua a existir, mas que com estas novas funcionalidades até se torna uma vantagem pois acabamos por conseguir ter uma ferramenta interna de controlo horário e cumprir imposições legais. Ao mesmo tempo que temos uma forma mais eficaz de controlar alguns processos e tornar a empresa mais correta na gestão da informação.
Cada vez há mais empresas que estão a começar o seu caminho (muitas start-ups), e que começam com um número reduzido de headcount e facilmente se pode tentar controlar tudo manualmente (com excel ou outras formas criativas). O desafio torna-se maior quando a empresa cresce e começa a ser difícil gerir e precisamos de algo consistente e correto.
Por isso, em vez de se esperar por esse momento, que normalmente vem acompanhado de muito mais trabalho e falta de tempo, mais vale começar desde já a utilizar um software. No webinar sobre picagem de ponto, falaremos sobre isso e muito mais! Para além de que iremos responder às suas dúvidas e necessidades.
Terei todo o gosto em partilhar o meu conhecimento, bem como se algum tema necessitar de mais esclarecimento podermos fazer essa análise, e mais tarde encontrar novas soluções e vir com essas respostas aos participantes do webinar.
9) Por fim, tem alguma dica ou sugestão para recentes funcionários e gestores de RH, que estão a iniciar a sua carreira na área?
A minha dica é que entrem neste mundo das pessoas acreditando que podem fazer a diferença. Entrem com a ideias de que a nossa área pode ser realmente mágica, mudar a vida das pessoas e contribuir para que sejam felizes e cresçam.
A alegria pode ser contagiante e se a levarem para as suas vidas pessoais imaginem a quantidade de pessoas que conseguimos influenciar. Mas cuidado que não basta apenas ter pessoas felizes, nunca descurar o negócio e as suas necessidades. Sem negócio não há pessoas e, consequentemente, não há departamento de pessoas.
Começando agora, aconselho que passem por todas as áreas de RH, para que possam mais tarde perceber todas as vertentes de um departamento de recursos humanos. Quando necessário, podem tomar decisões, com base numa ideia de todas as áreas, e desafios a que devem responder e ser uma resposta integral.
Não se esqueçam de que cada colaborador que entra para uma empresa será uma pessoa que terá um caminho e que nesse caminho irá contribuir para a concretização do objetivo global. Para que tudo funcione, temos de garantir que existe uma cultura organizacional forte e bem percebida por todos, que os valores e missão são claros e que, desde o recrutamento, estes estejam presentes na procura das pessoas ideias para fazerem o perfeito fit.
Depois, cabe à nossa área efetuar um acolhimento adequado e um acompanhamento tanto das pessoas como das equipas, para que tudo esteja em sintonia. O Engagement, as atividades de desenvolvimento e formação, a forma como interagem como equipas, assim como os benefícios podem beneficiar o work-life balance e por aqui fora.
Uma dica mais digital…
Outra dica e vinda deste novo mundo em que se fala tanto de novas formas de trabalho: comecem a trabalhar tendo em conta formas de co-criação e cooperação, para que todos possam contribuir e sentir a empresa e as suas decisões parte das suas próprias ideias.
Desta forma tudo pode ser mais fácil de implementar e contemplar as necessidades do coletivo. O nós versus eles é algo do passado. Agora existe muito a ideia de equipa e união.
Factorial & Ana Mendonça: um evento sobre picagem de ponto
Neste webinar, Ana Mendonça, especialista em Recursos Humanos, traz-nos tudo o que precisa de saber sobre controlo horário e picagem de ponto nas empresas. Inscreva-se abaixo e receba o link de acesso ao evento!
