A gestão de custos é uma das maiores preocupações de qualquer empresa e o departamento de recursos humanos tem um papel preponderante nesta gestão.
Como economizar dinheiro, sem colocar em causa a eficácia e eficiência de uma empresa? Ou como aumentar a sua produtividade e lucratividade? Este é não só um desafio, como também uma missão que tem de ser gerida todos os dias.
Pequenas mudanças de hábitos, a implementação de novos softwares ou a redução de custos no recrutamento são apenas alguns exemplos de iniciativas que fazem parte de uma boa estratégia de gestão de custos.
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Índice
Gestão de custos: o que é?
O principal objetivo de qualquer negócio é o lucro. E, sobretudo, que este perdure e aumente ao longo dos anos. No entanto, estamos conscientes que há cada vez mais concorrência nos diversos setores. Para tal, é essencial uma boa gestão de custos, que envolve também uma boa gestão de despesas.
A gestão de custos é nada mais nada menos do que a gestão estratégica de todos os gastos da empresa. De forma organizada e racional, sejam eles em recursos humanos, maquinaria, softwares de trabalho, energia elétrica. Ou em água, matérias-primas, logística, comunicação ou qualquer outro recurso.
Requer capacidades analíticas, estratégicas e operacionais.
👉 Veja o nosso artigo: Otimizar o controlo de custos da sua empresa
Qual é a importância da gestão de custos?
A gestão de custos traz enormes benefícios ao seu negócio, uma vez que permite monitorizar o estado financeiro da sua empresa. Além de fornecer dados e informações para a tomada de decisões, proporcionam o crescimento sustentável da empresa.
Ao realizar a gestão de custos de forma correta, otimizando os recursos disponíveis, consegue obter melhores níveis de produtividade. Além de melhorar o desempenho e obter uma maior margem de lucro. Consequentemente, promove-se o equilíbrio e a sustentabilidade financeira da empresa.
Por outro lado, ao implementar uma estratégia de gestão e controlo de custos, conseguirá ter mais verba e recursos disponíveis para investir no crescimento do negócio. E, também, no aumento de valor acrescentado no produto e/ou serviço que entrega ao cliente.
Lembre-se que o mercado é cada vez mais competitivo. E que há uma necessidade constante de adaptação às exigências dos novos consumidores, que requerem recursos por parte da empresa.
Como é que os RH influenciam a gestão de custos?
Nenhuma empresa consegue desenvolver a sua atividade sem uma boa equipa de profissionais. Contudo, estes representam uma fatia significativa do bolo que é os custos de um negócio.
Mas, afinal, como e onde é que os RH influenciam a gestão dos custos?
- Processos de recrutamento e seleção;
- Remuneração/salários;
- Formação dos colaboradores;
- Benefícios;
- Comunicação interna;
- Eventos corporativos.
Alguns mais óbvios do que outros, o que é certo é que em todos eles, os processos de RH influenciam a gestão de custos de uma empresa. Explicamos-lhe o porquê:
1) Processos de Recrutamento e Seleção
Encontrar profissionais qualificados para cada posição em aberto de uma empresa envolve recursos e gastos. Além das despesas inerentes ao recrutamento, há gastos a ter em conta como as condições salariais, o espaço do trabalho. Sem esquecer o equipamento necessário para executar as tarefas e o tempo necessário para integração do novo colaborador.
Todos o processo de recrutamento e seleção é desgastante. Consome muito tempo e impossibilita a concretização de outras tarefas igualmente importantes.
2) Remuneração/Salários
O custo de um trabalhador para a empresa é maior do que a remuneração salarial que este recebe ao fim do mês. Neste parâmetro estão envolvidos impostos e contribuições, como as da Segurança Social, ou o seguro de acidentes de trabalho. É, por isso, um dos custos mais elevados para as empresas.
3) Formação dos Colaboradores
Seja interna ou externa, a formação é um investimento essencial e obrigatório para qualquer negócio. De acordo com a Subsecção II do Código do Trabalho (artigos 130.º a 134.º), a legislação estabelece as diretrizes para a formação interna dos colaboradores. Embora necessária, esta representa também um encargo financeiro para as empresas.
4) Benefícios
Os salários, em Portugal, estão aquém das pretensões salariais de muitos colaboradores, o que gera desmotivação. Assim, os benefícios oferecidos pelas empresas são cada vez mais procurados pelos colaboradores.
Podem ser coisas tão simples como:
- Seguro de saúde;
- Subscrições mensais/anuais de determinadas plataformas;
- Descontos no comércio local (mercearias, lojas de vestuário, lojas de artesanato, etc.);
- Programas de formação;
- E tantos outros!
Na gestão de custos de uma empresa, é essencial considerar todos os benefícios. O departamento de Recursos Humanos tem o papel fundamental de identificar os benefícios que os colaboradores mais valorizam. Realizar um estudo interno e ouvir as opiniões dos funcionários é sempre uma excelente opção
👉 Veja o nosso artigo: Controlo de custos de uma empresa: como escolher o melhor software?
5) Comunicação Interna
Uma ótima estratégia de comunicação interna tem diversos benefícios associados. Podemos falar da melhoria do ambiente de trabalho, o fomento das relações entre equipas, e até o aumento da capacidade de resolução de problemas.
Todos estes aspetos contribuem para a melhoria do desempenho dos colaboradores e, consequentemente, da empresa. Contudo, existem vários gastos inerentes à mesma, que têm de ser considerados na gestão de custos de recursos humanos.
Nomeadamente, contar com profissionais qualificados para desenvolver, implementar, acompanhar e operacionalizar a estratégia de comunicação.
Além disso, subscrever as ferramentas necessárias para difundir as mensagens. Seja de canais digitais interativos (e-mails, chats corporativos, etc.), seja de peças de comunicação físicas (flyers, cartazes, dísticos, cartas, entre outros).
Além disso, pode utilizar uma plataforma que melhore a comunicação interna da sua empresa, lançando comunicados e eventos acessíveis a todos!
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6) Eventos Corporativos e Ações de Teambuilding
Quer os eventos corporativos, quer as ações de teambuilding são essenciais para fomentar laços entre equipas. Além de promoverem a cooperação e a empatia, abre-se espaço para um momento de aprendizagem conjunta.
No entanto, quer um, quer outro envolvem, por norma, elevados orçamentos, encarados pelas empresas como um investimento importante e necessário. Estas iniciativas também devem ser consideradas na gestão de custos de uma empresa.
👉 Veja o nosso artigo: Team building online: 6 Exemplos de atividades + dicas
Como fazer a gestão de custos?
Agora que já sabe o que é a gestão de custos e como é que os RH a influenciam, é importante que fique a conhecer algumas metodologias que lhe irão permitir fazer a gestão dos custos da sua empresa.
Identificar os gastos e despesas do negócio é o primeiro passo para concretizar a sua missão.
Assim, sugerimos-lhe um conjunto de tarefas a concretizar:
- Listar todos os custos fixos e variáveis da empresa (todos têm de ser considerados na gestão de custos, seja um gasto de um cêntimo ou de milhares de euros);
- Analisar e estudar que custos poderão ser reduzidos e como;
- Definir uma nova estratégia de gestão de custos e implementar;
- Monitorizar as mudanças implementadas, controlando todas as despesas fixas e variáveis da empresa;
- Otimizar, regularmente, a gestão de custos, por forma a garantir que são cumpridas todas as diretrizes definidas na nova estratégia.
Como podem os RH contribuir positivamente para a gestão de custos de uma empresa?
Como já aprendemos ao longo deste artigo, os recursos humanos têm uma forte influência na gestão de custos de uma empresa. Todavia, existem várias iniciativas/ações que pode consolidar, de modo a contribuir para uma gestão de despesas positiva, tais como:
1) Reduzir os Custos dos Processos de Recrutamento
A forma mais rápida, eficaz e económica de poupar nos processos de recrutamento é através de medidas de retenção de talento. Isso mesmo! O custo de recrutar um novo colaborador e dar-lhe toda a formação sobre o funcionamento da empresa e procedimentos, para a execução das suas tarefas, é mais caro do que reter os colaboradores que já fazem parte da sua equipa.
É fundamental que reduza as taxas de rotatividade de pessoal, através de ações que aumentem a satisfação dos seus colaboradores.
Por outro lado, também é possível reduzir os custos de recrutamento ao efetuar contratações mais acertadas. Para isso, é importante ter uma boa equipa de recrutamento e seleção, que tenha experiência em analisar e avaliar candidatos, consoante a função para a qual estão a ser contratados.
2) Investir em Mais Benefícios
Suportar salários mais elevados pode representar um desafio na gestão de custos, comprometendo o equilíbrio financeiro e, em última instância, a sustentabilidade da empresa — um risco tanto para o negócio como para os colaboradores.
No entanto, há formas de contornar esta questão, nomeadamente através do investimento em benefícios para os funcionários. Mas como fazê-lo?
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Crie parcerias com outras empresas – Esta estratégia permite oferecer mais benefícios aos colaboradores a um custo reduzido. Exemplos incluem descontos em supermercados ou mercearias locais, consultas médicas a preços mais acessíveis e vantagens em lojas de vestuário.
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Ofereça subscrições em plataformas digitais – Se a sua equipa for maioritariamente jovem, considere subscrições em serviços como Netflix, HBO, Amazon Prime Video ou Spotify, promovendo assim o bem-estar e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
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Incentive a formação certificada – Em Portugal, as despesas com formação podem ser deduzidas fiscalmente. Além disso, colaboradores qualificados aplicam o conhecimento adquirido no seu dia a dia, tornando as tarefas mais precisas e eficientes.
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Avalie a satisfação da sua equipa – Adote uma postura de escuta ativa para perceber se os benefícios oferecidos correspondem às expectativas dos colaboradores. Afinal, de nada serve disponibilizar vantagens que não sejam valorizadas ou utilizadas pela equipa.
3) Controlar as Horas Extra dos seus Trabalhadores
Se ainda não tem implementado um relógio de ponto digital, deve considerar fazê-lo. Desta forma irá conseguir controlar, diariamente, o número de horas trabalhadas por cada colaborador.
É importante perceber a quantidade e o porquê das horas extra e quais são as tarefas que assim o exigem. Posteriormente pode efetivar políticas de produtividade e de gestão de prioridades, que permitam a execução do trabalho em horário útil.
👉 Veja o nosso artigo: Relógio de ponto online: como funciona e porque utilizá-lo na sua empresa
4) Envolver Todos os Departamentos na Gestão de Custos
Os recursos humanos não estão limitados ao departamento de RH. Existem vários colaboradores noutros departamentos da empresa, com chefias mais próximas, capazes de olhar para as suas equipas e dar sugestões de melhoria no que toca à otimização de tempo e também à gestão salarial.
Já ponderou, por exemplo, um sistema de comissões? Ou organização de trabalho por objetivos? Antes de definir a sua estratégia de gestão de custos, reúna-se com os responsáveis de cada departamento. Desta forma pode obter diferentes pontos de vista e é capaz de elaborar uma estratégia eficiente.
Considere ainda perceber, junto dos colaboradores, quais são as dificuldades e as barreiras que sentem na execução das suas tarefas. E, depois, desenvolva um plano de melhorias, que se irá refletir em produtividade e redução de custos.
5) Apostar na Flexibilidade e no Regime Híbrido
Associadas aos benefícios abordados no ponto dois, as tendências nas novas metodologias de trabalho são cada vez mais procuradas pelos colaboradores. E poderão impactar positivamente a sua gestão de custos.
Relativamente à flexibilidade no trabalho, ao permitir que os seus colaboradores consigam conciliar as suas vidas pessoais com as profissionais, irá notar os níveis de produtividade, de motivação e de desempenho, a aumentarem.
Lembre-se que colaboradores satisfeitos, são colaboradores mais felizes e capazes de vestir a camisola da empresa.
Já no que toca ao regime híbrido ou de teletrabalho, além das questões mencionadas no parágrafo anterior, a empresa ainda vê reduzidos alguns custos fixos e variáveis, como a água, a luz ou até mesmo os materiais de escritório.
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6) Digitalizar e Automatizar Processos
O tempo investido em tarefas administrativas de recursos humanos pode tornar-se num gasto demasiado elevado, que prejudica a estratégia de gestão de custos. Numa era cada vez mais digital, não faz sentido processos manuais em papel, que exigem muito tempo e recursos.
Se existir, por exemplo, um profissional de recursos humanos para cada 100 colaboradores, o processamento manual do salário, gestão de férias e outras tarefas inerentes, pode levar semanas. Procure investir num software de recursos humanos, que irá ajudá-lo na gestão de custos e tempo.
Com a Factorial, não necessita de perder tempo com as tarefas administrativas, como a gestão de férias, ausências ou licenças médicas dos colaboradores.
A organização de formações online, a gestão de documentos ou a execução de relatórios personalizados com o total de horas trabalhadas de todos os seus colaboradores, pode ser feita num software de RH all-in-one!
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