Neste artigo apresentamos-lhe 5 principais modelos em Excel de RH. Porquê? Porque sabemos que, ainda que pareçam um método do passado e que a tecnologia substituiu, ainda existem muitas empresas portuguesas que preferem utilizar o Excel.
Uma das principais atividades em qualquer empresa é o planeamento. Fazer um bom planeamento das atividades permite tomar as decisões certas para atender aos objetivos de cada área. E, por isso, a utilização de modelos em Excel pode ajudar em certos processos-chave de RH.
Nos departamentos de gestão de talento, os templates de Recursos Humanos em Excel são, desde há muito, uma das ferramentas básicas, pois permitem recolher as principais informações de cada processo dentro da área de RH.
Acompanhe-nos e descubra cinco dos muitos modelos que temos para si. Saiba, ainda, mais sobre o nosso software, que funciona como uma solução mais otimizada e centralizada que o Excel.
Tabela de Conteúdos:
- Modelo em Excel de Folha de Presenças
- Modelo de Mapa de Férias em Excel
- Modelo em Excel para Controlo de Custos e Despesas
- Modelo de Recibo de Vencimento
- Ficha de Funcionário em Excel
✅ O software da Factorial é melhor que um modelo, e pedir uma demonstração é grátis aqui!
Modelo em Excel de Folha de Presenças
Sabia que acompanhar as horas trabalhadas de cada funcionário é uma obrigação legal? É verdade! E é por isso que o controlo horário e organização da picagem de ponto são duas das principais tarefas do departamento de RH.
Esta tarefa consiste em contabilizar as horas de trabalho dos funcionários e detalhar como as mesmas são distribuídas ao longo do dia. Ou seja, a contagem deve incluir as horas de entrada, saída, pausas, horas extraordinárias e bancos de horas, caso existam.
Na Factorial, decidimos criar um modelo em Excel para que possa fazer o controlo horário dos seus funcionários através de uma folha de presenças no computador. Neste documento, encontrará uma tabela que os seus colaboradores terão de preencher com todas as informações necessárias.
⬇️ Descarregue o modelo abaixo! ⬇️
Para que serve o modelo em Excel para controlo horário?
Antigamente, os funcionários apenas tinham de anotar manualmente, com papel e caneta, as horas trabalhadas. No entanto, com a chegada da tecnologia, os responsáveis de RH sentiram a necessidade de rever este método, altamente provável a erros. Passaram, assim, a utilizar a tecnologia para facilitar a picagem de ponto.
Hoje, existem diversas soluções automatizadas para controlar as horas trabalhadas, entre elas os modelos em Excel para controlo de tempo.
Basicamente, este tipo de modelo é utilizado para que os colaboradores possam registar as horas trabalhadas, e o departamento de RH possa ter um maior controlo sobre esta tarefa, cumprindo a legislação correspondente e gerindo a produtividade da equipa.
Factorial HR: Software otimizado de Controlo de Assiduidade
Ainda que modelos em Excel sejam uma boa ajuda na otimização dos processos de controlo horário, existe uma solução muito melhor! Basta ter acesso a um computador e a internet e poderá utilizar o software da Factorial.
Quer saber como funciona o Relógio de Ponto Digital da Factorial e como facilita a vida aos seus colaboradores? Preparámos um vídeo, onde lhe demonstramos e ensinamos tudo o que pode fazer!
Modelo de Mapa de Férias em Excel
Agora que já lhe introduzimos o modelo em Excel de folha de presenças, preparámos também um modelo para gerir as férias e ausências. Tal como viu no vídeo acima, também otimizamos esta tarefa com o software da Factorial, mas sobre isso pode ler mais abaixo.
Se faz parte do departamento de Recursos Humanos da sua empresa, sabe que a gestão de férias e ausências é uma das tarefas mais importantes (e que mais dores de cabeça dá) de RH.
Por isso, decidimos criar um modelo em Excel para facilitar esta tarefa.
⬇️ Pode descarregar o mapa de férias em Excel abaixo! ⬇️
Para que serve o mapa de férias?
O modelo de mapa de férias é um documento no qual deve depositar todas as informações que os funcionários lhe fornecem sobre os dias em que estarão ausentes. Assim, é mais fácil não perder o controlo dos pedidos de férias.
O modelo que lhe vamos disponibilizar serve, basicamente, para poder contar os dias que cada funcionário estará ausente. Assim, terá maior controlo sobre as ausências de todos os trabalhadores da empresa.
Se, para além de apenas apontar os pedidos de férias numa tabela, gostaria de manter o cálculo de dias atualizado, ajustar os pedidos num calendário de equipa e ter uma visão mais clara e visual das férias de todos, aconselhamo-lo a utilização de outro tipo de ferramenta.
Factorial HR: Calendário de Equipa Digital para visualizar ausências
A funcionalidade de Gestão de Férias e Ausências da Factorial permite aos seus colaboradores fazerem pedidos de ausências, por tipo de ausência de forma rápida, a partir do software. A sua tarefa apenas será aprovar ou rejeitar o pedido.
Ao aceitar um pedido de ausência, a ausência irá aparecer automaticamente no calendário de equipa. Adicionalmente, todos poderão aceder às ausências de cada membro de equipa. A futura ausência será também adicionada à Folha de Ponto Digital, o que torna os processos de gestão de tempo e controlo horário muito mais fáceis e rápidos.
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Modelo em Excel para Controlo de Custos e Despesas
Independentemente do seu tamanho, todas as empresa têm uma série de despesas todos os meses. A mera existência da empresa já implica uma certa saída de dinheiro, que é conhecida como custos operacionais.
Esta quantia, que sai da organização, deve ser registada em algum lugar ou, caso contrário, corre-se o risco de certas despesas ficarem esquecidas e dar-se um mau uso aos recursos.
Com um controlo de despesas eficaz é, também, possível identificar onde fazer ajustes para reduzir custos e como melhorar o orçamento de RH e/ou da empresa. E, por isso, criámos também um modelo em Excel para que faça uma gestão mais organizada, e sem erros, das despesas da sua organização.
⬇️ Descarregue mais um dos nosso modelos em Excel abaixo! ⬇️
Ao preencher este modelo de RH em Excel todos os meses, poderá estudar detalhadamente os gastos na área de Recursos humanos, por exemplo, e analisar possibilidades de melhoria.
Para que serve o modelo de controlo de custos?
O modelo para controlo de despesas é claramente uma ferramenta para acompanhar o dinheiro que sai da empresa. Este template permite-lhe acompanhar os diferentes custos produzidos pela atividade da organização. Ou seja, é basicamente um documento digital no qual estão reunidas todas as despesas da empresa.
Claro que existem diferentes tipos de opções, dependendo da área da empresa. De todos os modelos em Excel para despesas, este é uma das alternativas mais utilizadas em RH. Porquê? Porque reflete os custos específicos que são gerados no departamento de recursos humanos.
O modelo de Controlo de Custos da Factorial pode ser utilizado pelos responsáveis de RH para:
- Acompanhar as despesas mensais de RH;
- Observar a evolução dos gastos na área todos os meses;
- Categorizar e comparar as despesas;
- Tirar conclusões para tomar melhores decisões sobre o orçamento de recursos humanos.
Factorial HR: Software que centraliza as Despesas
A verdade é que um modelo em Excel, para gerir as despesas de uma pequena empresa, pode parecer suficiente. No entanto, à medida que a empresa cresce, a mesma vai necessitando de ajudas extra para organizar todos os documentos, informações e, especialmente, gastos.
A Factorial dispõe de uma funcionalidade de gestão de despesas completa onde pode:
- Ter uma visão geral das despesas em tempo real;
- Tanto gestores, como membros de equipa podem adicionar despesas quando quiserem;
- Categorizar e analisar cada despesa de cada colaborador;
- Descarregar os relatórios de despesas sempre que precisar;
- E ainda, adicionar o Cartão Empresarial da Factorial à sua subscrição de Despesas!
Modelo de Recibo de Vencimento
Outra das tarefas mais importantes do dia a dia do departamento de RH é o cálculo do recibo de vencimento dos trabalhadores. A boa execução desta atividade é fundamental para o bom funcionamento da empresa e o bem-estar dos colaboradores. Utilizar uma ferramenta eficiente é essencial para a boa realização desta tarefa.
Ainda que a utilização de um software para o processamento de salários seja o método mais eficiente e rápido, se ainda preferir utilizar o Excel para tal, oferecemos-lhe um modelo completo.
⬇️ Pode descarregar o nosso modelo de Recibo de Vencimento abaixo! ⬇️
Para que serve o modelo de Recibo de Vencimento?
O nosso modelo para calcular recibos de vencimento é uma das opções em Excel para gestão de talentos e, digamos, uma das mais relevantes.
No final do mês, todos os funcionários aguardam um recibo detalhando o valor total que receberão pelo trabalho que realizaram para a empresa. Esse recibo contém informações que o gestor de recursos humanos calculou anteriormente num documento ou modelo. Ou seja, utilizar um modelo completo e de fácil compreensão é crucial para um processamento salarial sem erros.
Factorial HR: Processamento automático dos Vencimentos numa plataforma digital
Já pensou em utilizar um software de recibo de vencimento para processamentos salariais, em vez de modelos em Excel? Ainda que um modelo completo, com fórmulas pré-definidas, seja uma grande ajuda, o gestor tem de adicionar todas as informações manualmente.
Com a utilização de um software, o processamento salarial é feito automaticamente, em massa e numa questão de segundos. Pelo menos, com a integração da Factorial com a Factorial Professionals!
⬇️ Veja o vídeo abaixo e perceba como funciona! ⬇️
✅ Se ainda tem dúvidas, pode testar por si mesmo durante 14 dias, de forma gratuita, ou agendar uma demonstração com um dos nossos consultores!
Ficha de Funcionário em Excel
Por último, sugerimos-lhe um dos nossos modelos em Excel para gerir as informações dos colaboradores. Aquando do processo de Onboarding, é legalmente obrigatório que o empregador crie uma ficha de funcionário para o mais recente membro.
Se não sabe bem que informações devem constar neste documento, pode recorrer ao nosso modelo de ficha de funcionário e duplicá-la para cada colaborador. Descarregue abaixo! ⬇️
Porque usar uma ficha de funcionário em Excel?
Se optar por fazer uma ficha de funcionário manualmente, pode utilizar plataformas como Excel ou Word para tal. No entanto, utilizar o Excel pode tornar-se uma opção mais eficiente, pelo simples facto de poder ter as fichas de todos os funcionários num único documento.
Adicionalmente, ao utilizar o nosso modelo em Excel pode remover ou adicionar os campos que quiser. A nossa sugestão é que mantenha as secções sugeridas: Informações Pessoais, Identificação do Colaborador, Contrato e Contacto de Emergência.
Abaixo, deixamos-lhe um vídeo onde lhe explicamos como preencher e extrair o nosso modelo de Ficha de Funcionário. ⬇️
Factorial HR: Software de Portal do Colaborador
A utilização de um software que organiza todas as informações relacionadas com os colaboradores facilita a sua vida no departamento de RH. Em vez de recorrer a um documento Excel com inúmeras folhas, apenas terá de consultar uma única plataforma onde todas as informações e documentos de cada funcionário estão guardados.
Com o Portal do Colaborador da Factorial poderá criar páginas onde o próprio colaborador terá de preencher com as suas informações pessoais, de identificação, contacto de emergência, e muito mais. E o empregador também poderá preencher com as informações do contrato.
Para além disso, na secção de documentos serão armazenados todos os documentos que estejam relacionados com o colaborador, para que ambos possam ter fácil acesso ao mesmo.
✅ Inscreva-se e navegue pelo software de RH da Factorial gratuitamente durante 14 dias!
