Neste artigo escrevemos sobre o organograma de uma empresa. Descubra o que é esta ferramenta, para que serve, quais as vantagens e, ainda, pode descarregar um modelo adaptável para a sua empresa.
Não importa se a sua empresa é grande ou pequena, ter um organograma é sempre uma boa solução para se organizar. E já sabemos que a organização é fundamental para cumprir objetivos (e cumpri-los da melhor forma possível).
Ter um organograma com todos os colaboradores da empresa permite-lhe visualizar de forma clara e rápida a estrutura interna, funções, equipas e departamentos da organização. Assim, construir um organograma para uma empresa é um passo na conceção de uma estratégia empresarial global.
Quer saber mais sobre os organogramas, os seus benefícios e como criá-los? Leia as nossas dicas abaixo!
Tabela de Conteúdos:
- O que é o organograma de uma empresa?
- Elementos do organograma de uma empresa
- 📥 [Descarregue grátis] Modelo de organograma para empresas
- Para que serve um organograma de uma empresa?
- Os 14 tipos de organograma da empresa
- Dicas para criar um bom organograma de uma empresa
- ✅ Peça uma demonstração do software de organograma da Factorial!
O que é o organograma de uma empresa?
O organograma de uma empresa é um esquema organizacional que representa graficamente a estrutura interna de uma empresa. É especialmente útil para o departamento de Recursos Humanos, pois permite-lhe visualizar rapidamente a hierarquia da empresa por equipas, dependendo de quem se reporta a cada pessoa, ou de quem é responsável por cada equipa ou funcionário.
Ilustrar estas informações da empresa ajuda os funcionários a melhorar a comunicação interna, a saber com quem têm de falar em diferentes situações e a ter mais conhecimento sobre a empresa. Através de um organograma, novos colaboradores conseguem saber quem são os seus colegas, superiores ou subordinados muito mais facilmente.
Adicionalmente, um organograma pode também ser algo que clientes, colaboradores e fornecedores usam para saber quem são os responsáveis por cada área e poupar tempo, pois assim evita-se contactar as pessoas erradas.
De seguida, e antes de nos concentrarmos nas funções dos organogramas e nos seus benefícios, vamos rever que elementos precisam de estar incluídos num organograma empresarial.
Elementos do organograma de uma empresa
Agora que já sabe o que é um organograma da empresa, deve pensar em que elementos devem estar presentes num.
Nem todos os elementos de um organograma precisam de aparecer no seu. Um organograma da empresa deve ser adaptado à estrutura e às necessidades das diferentes empresas, e refletir as posições profissionais da melhor forma possível. Seguidamente, explicamos-lhe cada elemento.
1) Ápice Estratégico
O Ápice Estratégico refere-se aos quadros superiores da empresa. Estão encarregados de tomar as decisões que mais afetam a empresa e a sua imagem. São eles que precisam de aprovar mais processos, que terão mais controlo sobre os outros departamentos e que delegarão mais tarefas aos seus subordinados (devem ser bem indicados no organograma).
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2) Linha do Meio
Estes são os quadros médios da empresa. Atuam como ponte entre os quadros superiores e os trabalhadores que são responsáveis pela realização de ações que irão afetar diretamente a empresa. Por este motivo, a comunicação para este grupo de colaboradores é crucial, e o organograma será o seu melhor aliado na gestão de equipas.
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3) Operações Principais
Estes são os trabalhadores que estão em contacto direto com as funções da própria empresa. Quer se trate da produção ou distribuição do bem ou serviço, este grupo de empregados passará a maior parte do tempo a desenvolver ações concretas que foram, na sua maioria, decididas pelo ápice estratégico ou, pelo menos, aprovadas por ele.
4) Pessoal de Apoio
Em muitos casos, estes trabalhadores não fazem completamente parte da empresa, mas são subcontratados. Em qualquer caso, a sua função é apoiar os colaboradores que realizam uma atividade específica, para que o desempenho final seja melhor.
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Modelo de organograma para empresas [Grátis]
Para o ajudar a criar um organograma para a sua empresa, disponibilizamos um modelo de organograma adaptável, que se ajusta às suas necessidades. Desta forma, será mais fácil ter controlo sobre como a sua empresa está estrutura.
Para além disso, será possível ajudar os seus colaboradores a perceber a quem devem recorrer caso tenham alguma questão específica e não saibam como resolver.
📥 Descarregue o modelo de organograma para empresas abaixo!
Software de RH para criar um organograma online da sua empresa
Já lhe explicámos tudo sobre o modelo de organograma empresarial da Factorial! No entanto, falta dar-lhe uma solução digital e online para criar o seu.
Se não quer desperdiçar tempo com modelos editáveis, que acabarão por ficar desatualizados, pode optar por utilizar um software para fazer o organograma da sua empresa de forma automática.
Com a Factorial pode criar o organograma da empresa numa questão de segundos, e bem mais facilmente. Este será atualizado automaticamente após cada contratação ou despedimento. Para empresas com um maior número de empregados é a opção perfeita para melhorar a comunicação da empresa e poupar tempo de trabalho manual aos RH.
Para além disso, pode optar por diferentes tipos de visualização e contar ainda com um calendário de equipa, onde é possível ver quem está ausente na empresa a cada dia.
O software de RH da Factorial conta também com outros recursos, como gestão de férias e ausências, ferramenta de recrutamento e seleção, avaliações de desempenho, gestão de recibos de vencimento, e muito mais!
✅ Se preferir conhecer melhor o software, antes de o testar, pode marcar uma demonstração rápida com um dos nossos consultores de RH, aqui!
Para que serve um organograma de uma empresa?
O organograma empresarial permite às empresas analisar de forma ordenada todas e cada uma das estruturas da organização em questão. Esta ferramenta desempenha um papel muito importante dentro do departamento de RH, refletindo a estrutura e informação de toda a organização.
No organograma da empresa é possível encontrar os nomes das pessoas responsáveis pela gestão de cada um dos departamentos. Para além disso, encontra-se também as divisões da empresa por departamentos, equipas, etc. Assim, fica bem mais fácil perceber as atuais relações de competências e relações hierárquicas da organização.
Essencialmente, um organograma de uma empresa serve para:
- Fornecer informação essencial sobre o funcionamento da empresa;
- Coordenar diferentes aspetos do negócio e dos seus projetos;
- Indicar o crescimento (ou não) de uma organização;
- Ajudar na definição de objetivos gerais de cada departamento;
- Tornar claro o plano de progressão na carreira da empresa;
- Melhorar a organização burocrática da empresa;
- Ilustrar a hierarquia da empresa e como devem ser definidas as relações dentro dos departamentos.
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Vantagens do organograma da empresa
Uma das maiores vantagens do organograma de uma empresa é a capacidade de dividir e distribuir tarefas entre os funcionários.
Adicionalmente, um organograma permite detetar falhas na estrutura da empresa e, com a sua melhoria, otimizar as funções. Por exemplo, pode ter um papel/função duplicada e não o saber porque não tem uma visão clara de quem faz o quê.
É uma ferramenta que o departamento de Recursos Humanos pode utilizar para fazer ajustes e, assim, facilitar a comunicação entre colaboradores e equipas, e para melhorar os sistemas de trabalho.
Para além disso, torna mais fácil melhorar a distribuição da autoridade. Um trabalhador pode ter demasiados filtros de aprovação para realizar uma tarefa simples, ou pode haver problemas de comunicação por parte de um líder. O organograma da empresa ajuda a detetar quais as funções que estão, ou não, a funcionar bem.
Que tipos de organograma da empresa existem?
Existem muitos tipos de organogramas de empresas e, de facto, em termos de conceção, não existem limites desde que seja a melhor forma de refletir a informação neles contida. Um organograma da empresa pode ser criado de acordo com 4 parâmetros: tipo de informação, organização, necessidades da empresa e representação visual.
Vamos ver que tipos de organogramas podemos definir de acordo com diferentes parâmetros.
1) De acordo com o tipo de informação
Fluxogramas de Informação: Oferecem uma visão simplificada de toda a organização, uma vez que apenas mostram a informação mais relevante. Este tipo de organograma de uma empresa é disponibilizado a todos os empregados para mostrar a estrutura básica da empresa.
Gráficos de Organização Analíticos: Mostram dados muito mais detalhados e específicos da organização. Têm uma finalidade analítica que pode ajudar a detetar fugas orçamentais, distribuição, relações entre departamentos, etc.
Organogramas Formais: Estes representam o modelo de funcionamento planeado ou formal de uma empresa e requerem aprovação prévia. Um organograma que reflecte uma S.A. será considerado um organograma formal quando tiver sido aprovado pela direcção da empresa.
Organogramas Informais: Neste caso, o organograma da empresa não foi aprovado pela organização.
2) De acordo com a organização
Organograma Hierárquico: Este é o mais comum, pois depende do poder ou controlo dos indivíduos dentro da empresa (do mais alto para o mais baixo), seguindo um desenho em pirâmide. Este desenho facilita a comunicação entre superiores e subordinados. Além de ser visualmente mais claro, é também mais rígido na definição das funções de cada trabalhador.
Organograma Matriz: Este é mais típico em empresas com mais do que um diretor, ou mais do que uma pessoa responsável por um projeto, ou mais do que um superior por departamento ou trabalhador. A sua capacidade de incluir relações interdepartamentais pode ser muito positiva para o desenvolvimento de projetos comuns. Porém, pode tornar-se confuso quando se trata de gerir responsabilidades.
Organograma Horizontal: Não representa os cargos médios de direção, deixando apenas duas funções: gestores e empregados. Implica uma relação muito mais direta, proporcionando mais autonomia aos trabalhadores.
3) De acordo com as necessidades da empresa
Organograma Geral: As posições são especificadas até aos departamentos.
Organograma Abrangente: Vai um passo mais além, entrando em todas as unidades administrativas.
Organograma Funcional: Todas as posições que existem na empresa são especificadas, e mesmo as tarefas que dependem de cada papel podem ser acrescentadas.
4) De acordo com a Representação Visual
Fluxograma Vertical: Os dados são representados sob a forma de uma pirâmide. No topo da pirâmide estão os gestores mais importantes da empresa, e na base estão os trabalhadores com o menor poder de decisão.
Organograma Horizontal: São ordenados da esquerda para a direita. Os níveis hierárquicos são representados como uma coluna.
Organograma Circular: No centro está a direção e à sua volta os outros membros que ocupam uma posição com base na sua posição e poder.
Organograma Misto: Inclui elementos verticais e horizontais para completar as possibilidades de grafismo.
Dicas para criar um bom organograma de uma empresa
Antes de decidir como vai realizar o organograma da sua empresa (software, ferramenta online ou um modelo pronto), é preciso ter em conta algumas variáveis. Veja, seguidamente, algumas dicas para a realização do organograma mais adequado para a sua empresa.
Como cada organograma empresarial é diferente, primeiro terá de decidir o que pretende refletir nele. Só depois o poderá começar a pôr em prática! Leia abaixo!
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1) Segmentar Departamentos
Para poder visualizar a empresa por equipas de trabalho, é necessário dividi-la em departamentos de acordo com as funções de cada equipa. Uma análise das posições para saber quem fará o quê é crucial, e, sobretudo, que funções serão desempenhadas independentemente e quais serão desempenhadas em conjunto.
Para ter uma melhor ideia dos papéis e implicações de cada trabalhador em cada projeto, é preciso atribuir responsabilidades e tarefas. Desta forma é possível ver quais as que necessitam de ser alargadas aos subordinados e/ou aos superiores no organograma.
Se souber que tarefas foram atribuídas a cada pessoa, será mais fácil detetar sobreposições ou faltas nas equipas. Também irá perceber quais as responsabilidades de cada um.
2) Planear a Cadeia de Comando
Saber qual será a hierarquia do trabalho é uma das primeiras coisas que terá de determinar para criar um organograma da empresa. Uma vez que, na realidade, é o que será mais refletido. Ou seja, as obrigações específicas de cada trabalhador, quantos níveis de comando existem e por quantas pessoas têm de passar.
É, também, preciso definir quem toma as decisões e quem é responsável pela gestão dos diferentes colaboradores.
Assim, esta organização ajudará sempre o fluxo de comunicação e a gestão dos Recursos Humanos. Assegurará que os superiores e subordinados estão bem definidos e que a estrutura faz sentido para o funcionamento da atividade empresarial.
Por fim, convém desenhar o organograma de cima para baixo (dos superiores para os funcionários).
3) Decidir sobre a Dependência (ou Independência) dos Colaboradores
Outra dica que lhe damos é: defina as dependências entre colaboradores. Por exemplo, o controlo que os trabalhadores com o mais alto nível de comando têm sobre os empregados a seu cargo.
Um organograma permitirá aos colaboradores identificar as tarefas em curso e realizar tomadas de decisão mais assertivas. Baseando-se na magnitude e estratégias para alcançar os objetivos que a empresa estabeleceu.
4) Torná-lo Ilustrativo e Intuitivo
É verdade que os organogramas devem ser adaptados às condições e contexto de cada empresa, no entanto, devem também ser claros e intuitivos. Ao fim ao cabo, são um instrumento para facilitar os processos e melhorar a comunicação.
É essencial que todos os colaboradores estejam representados, e saibam com quem irão trabalhar, que responsabilidades dependem deles e quais serão as suas possibilidades de crescimento na empresa.
Finalmente, o tipo de organograma e desenho que escolher devem estar de acordo com o tipo de empresa que é e com as suas equipas. Escolha um que se adapte às suas necessidades e cultura organizacional.
É importante lembrar que, antes de criar o organograma de uma empresa, é necessário ter um objetivo em mente. Uma vez que o conteúdo e a conceção dependerão dele.
