Neste artigo, iremos explicar-lhe tudo o que precisa de saber sobre o plano de comunicação interna. Saiba quais os benefícios de uma comunicação efetiva, qual o papel de RH na comunicação interna e, leia ainda, 5 dicas práticas de como pode melhorá-la.
Ter uma boa comunicação interna nas empresas é mais importante do que nunca. Agora que cada vez mais funcionários estão em regime de teletrabalho ou trabalho flexível, elaborar um Plano de Comunicação Interna é o primeiro passo para manter as equipas unidas e conectadas.
Mas não só por isso, uma boa comunicação interna, seja com colaboradores remotos ou não, é fundamental para o bom desempenho de todos, para a eficácia dos esforços de cada departamento e, por fim, para que todos sigam os mesmos objetivos empresariais.
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Tabela de Conteúdos
- O que é a comunicação interna nas empresas?
- Benefícios de uma comunicação interna efetiva
- Diferença entre comunicação interna e externa
- Exemplos e tipos de comunicação interna
- Ferramentas para comunicação interna
- 📥 [Modelo Grátis] Plano de Comunicação Interna personalizável
- 5 dicas para melhorar a comunicação interna nas organizações
- Software de RH para otimizar a comunicação interna nas empresas
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O que é a comunicação interna nas empresas?
A comunicação interna é o contacto entre colaboradores, de forma ascendente ou descendente, horizontal ou vertical, entre departamentos ou entre membros da mesma equipa, dentro da mesma empresa. Este conceito é também conhecido como comunicação corporativa e comunicação organizacional.
A elaboração de um plano de comunicação interna é de extrema importância para um negócio. O objetivo de um plano de comunicação interna é estimular o diálogo e alinhar os esforços de todos os integrantes da organização para o mesmo objetivo: o do negócio. Ou seja, obter os melhores resultados.
Leia abaixo quais são os benefícios de se comunicar de forma eficaz internamente, com os membros da sua equipa!
Benefícios de uma comunicação interna efetiva
Agora que já sabe a definição de comunicação corporativa, veja os benefícios que uma boa comunicação interna lhe pode trazer:
- Aumentar a motivação e a produtividade. Quando os colaboradores têm as informações de que precisam, os colaboradores sentem-se mais valorizados e mais integrados na empresa. E isso, ao mesmo tempo, ajuda a evitar a rotatividade de pessoal.
- Melhorar o ambiente de trabalho. É claro que uma boa comunicação entre colegas, superiores e subordinados, melhora a relação entre os mesmos. Isso também irá encorajar a participação de todos e promover uma troca de feedbacks enriquecedora.
- Ajudar a resolver problemas e conflitos. Se a comunicação interna for boa, a gestão de conflitos no trabalho será mais eficaz e, claro, mais rápida. Assim, estes conflitos gerados por falta de comunicação não acontecerão mais.
- Proporcionar maior satisfação do cliente. Quando existe um bom plano de comunicação interna, o cliente percebe. Ou melhor, não percebe, e apenas perceciona que tudo está a correr bem e que pode confiar na capacidade e qualidade do trabalho dos membros da empresa.
- Otimizar tarefas e melhorar a organização. Com uma comunicação corporativa eficiente, as tarefas podem ser organizadas por prioridade. Essas prioridades podem mudar rapidamente para reagir a necessidades mais imediatas. Além disso, o tempo será melhor gasto.
Diferença entre comunicação interna e externa
Como já explicámos em cima, a comunicação interna tem por objetivo otimizar a organização e o funcionamento da empresa. Por outro lado, a comunicação externa é a que se encarrega de conectar a empresa com o público-alvo do negócio (os clientes potenciais ou já existentes).
Aspetos como imagem corporativa, tom da marca, equipa de marketing, equipa de suporte ou comercial, etc. estão envolvidos na comunicação externa. Ainda assim, a qualidade do employer branding da empresa está diretamente ligada tanto à comunicação interna como à externa.
Annie Bartoli, no seu livro ‘Comunicação e Organização’, define três tipos de comunicação externa: comunicação externa operacional, comunicação externa estratégica e comunicação externa de notoriedade. Mas quantos tipos de comunicação interna será que existem? Veja a seguir.
Exemplos e tipos de comunicação interna nas empresas
Não existe um único tipo de comunicação interna. A comunicação corporativa de uma empresa não pode ser unidirecional. É por isso que ter um plano de comunicação interna bem estruturado é tão importante.
Existem 4 tipos de comunicação interna. Conheça-os abaixo.
1) Comunicação interna organizacional
A comunicação interna é sempre organizacional e, por isso, este é o tipo de comunicação interna que mantém as equipas alinhadas e organizadas.
É por isso que ferramentas como o organograma são tão importantes neste processo. Quanto mais claro o organograma, mais fácil será comunicar com a pessoa certa e melhor as informações circulam.
2) Comunicação interna descendente
A comunicação interna descendente é aquela que está presente em qualquer empresa, mesmo nas mais tradicionais. Com este tipo de comunicação, o feedback é dado de cima para baixo, ou seja, de superior para subordinado.
São os gestores de equipas ou departamentos, assim como os diretores, que orientam e transmitem os objetivos da empresa, desde o seu lugar na pirâmide hierárquica até o fim.
A comunicação descendente pode ser eficaz por meio de reuniões, comunicações da empresa com os trabalhadores (por exemplo, por e-mail ou outra plataforma), circulares, o manual do funcionário, etc.
Alguns dizem que este tipo de comunicação é obsoleta em comparação com os seguintes tipos que lhe apresentaremos.
3) Comunicação interna ascendente
A comunicação interna ascendente é mais clara e explicativa. Trata-se de ouvir os seus funcionários, os membros da sua equipa e/ou as pessoas sob a sua responsabilidade. É muito importante que estes aspectos façam parte do plano de comunicação interna da empresa.
Ao ouvir os funcionários, ideias e sugestões de melhorias irão surgir, através das opiniões de especialistas em áreas específicas da empresa. É um tipo de comunicação que estimula o crescimento e o bom funcionamento do negócio.
A comunicação ascendente pode ser aplicada por meio de uma caixa de sugestões, questionários de satisfação do funcionário, avaliações de desempenho 360°, reuniões one-on-one, etc.
4) Comunicação interna horizontal
A comunicação horizontal ocorre entre colaboradores que estão no mesmo nível hierárquico. Ou seja, entre colegas de equipa, por exemplo. Quando esta comunicação é incentivada, a colaboração, a participação e o trabalho em equipa são aprimorados.
Como podemos promover a comunicação horizontal? A partir de reuniões, redes sociais internas ou externas da empresa, boa gestão de projetos, delegando responsabilidades, etc.
Ferramentas para comunicação interna
Se quer ter a certeza de que a comunicação interna da sua empresa é boa e que as equipas estão alinhadas, é preciso trabalhar nisso. Enquanto gestor, deve planear uma estratégia de comunicação interna e executá-la com as ferramentas que melhor se adequam.
Deve optar por utilizar uma ferramenta que se adapte e satisfaça as suas necessidades. Por isso, recomendamos o uso de uma ferramenta, programa ou software que tenha um portal do colaborador integrado com canais de comunicação interna, como o Slack. O Slack permite uma comunicação bidirecional e um espaço para estar sempre atualizado.
Para além disso, o software de gestão de recursos humanos da Factorial oferece várias maneiras de melhorar a comunicação interna das empresas.
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Recursos digitais para incluir no plano de comunicação interna da empresa
Estes são os principais recursos que lhe recomendamos (e que a Factorial possui) para incluir no plano de comunicação interna da sua organização. Utilize-os e conecte-se com os seus funcionários.
- Avaliações 360º: A funcionalidade de avaliação de desempenho da Factorial permitir-lhe-á obter muitas informações, tanto ascendentes, descendentes e horizontais, por meio de pesquisas, questionários, comentários, etc.
- Portal do Colaborador: O portal do colaborador é um espaço pessoal no qual cada colaborador tem todas as suas informações centralizadas, armazenadas de forma segura e de fácil acesso. Os gestores e os RH também terão informações atualizadas para consultar sempre que precisarem.
- Eventos, Alertas e Comunicados: A comunicação descendente ficará mais fácil com todas as ferramentas oferecidas para possibilitar a comunicação com os funcionários. Assim, todos estarão a par de tudo o que acontece na empresa.
- Comunidades: Com a Factorial, por exemplo, pode criar comunidades com uma empresa, mas também pode permitir que os seus funcionários criem as suas próprias. Nestes grupos, os funcionários podem partilhar interesses em comum, o que aumenta a integração interna.
- Gestão de Documentos: Com uma funcionalidade de gestão de documentos é possível enviar facilmente documentos de forma totalmente digital, o que irá melhorar a troca de informações.
- Integração com o Slack: O chat para empresas mais utilizado pode ser integrado ao software da Factorial, o que significa maior facilidade para todos os tipos de comunicação interna e mais rapidez nas comunicações.
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Modelo para Plano de Comunicação Interna
Se quiser começar a digitalizar os seus planos de comunicação interna aos poucos, uma opção é organizar as suas estratégias e ações num documento Excel.
A seguir, apresentamos-lhe algumas dicas para elaborar este plano. Para ajudar a colocá-las em prática, disponibilizamos um modelo de plano de comunicação interna personalizável.
Com este template em excel, é possível alterar e adicionar as informações mais importantes da sua estratégia. Depois de preencher tudo o que deseja, basta salvar no formato PDF. Ter um plano de comunicação interna em PDF ajuda a organizar e orientar toda a equipa em direção aos mesmos objetivos.
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Neste modelo pode definir prazos para enviar mensagens ou comunicações, estabelecer o canal de comunicação interna que será utilizado e alocar um responsável por cada ação. Além disso, é possível adicionar detalhes e notas aos objetivos.
No entanto, se deseja algo mais complexo, teste softwares de comunicação interna que podem centralizar e organizar todo o seu plano de comunicação interna numa só plataforma.
5 dicas para fazer o Plano de Comunicação Interna da sua empresa
Para ter um plano de comunicação realmente eficaz, é preciso passar por algumas etapas. É fundamental que os seus funcionários percebam os objetivos, missão e estratégia da sua empresa. No entanto, criar um ambiente de trabalho dinâmico, colaborativo e de mente aberta também é importante.
A seguir, destacamos algumas dicas que podem ajudar aquando da criação de um plano de comunicação interna. Veja abaixo:
1) Estabeleça objetivos claros, expectativas e realistas
Um ponto comum a todos os projetos é que têm sempre um objetivo ou meta a atingir. No entanto, pode ser difícil comunicar os objetivos de forma clara aos membros da sua equipa. A falha em perceber esses objetivos levará a confusão e mal-entendidos. Por outro lado, se a comunicação for eficaz, a sua equipa obterá resultados rapidamente.
A primeira coisa a fazer ao definir um objetivo é identificar o que precisa de ser realizado. De seguida, é preciso estabelecer os resultados específicos e as ações necessárias para alcançá-los.
Utilize o método “SMART” para ajudá-lo a criar objetivos mais claros e realistas. De acordo com esta técnica, os objetivos devem ser: específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunos.
⬇️ Veja as dicas da Ana Brazão, manager na Factorial, sobre a definição de objetivos! ⬇️
E não se esqueça: Ao definir objetivos realistas e que motivem, os membros da sua equipa sentir-se-ão incentivados a entregar melhores resultados!
2) Ouça os seus colaboradores
Ouvir a sua equipa é o que fortalecerá a relação que tem com os colaboradores. Garantirá, também, que estão todos alinhados com os valores e objetivos da empresa
Então, qual é a melhor maneira de ouvir os funcionários? Um ponto importante é transmitir as informações de modo transparente e acessível. Tente ter uma comunicação horizontal, pois isso fará com que sua equipa se sinta mais conectada ao trabalho. A comunicação entre pessoas e departamentos no mesmo nível de hierarquia ajuda a criar relações mais fortes.
Convém, também, que mantenha um diálogo contínuo com os seus funcionários pois isso garantirá que eles estam cientes do progresso dos diferentes projetos e de como podem melhorar o seu desempenho.
3) Use a gamificação num contexto de negócios
Pode ser difícil envolver sua equipa e promover métodos de comunicação interna inovadores no trabalho. A gamificação nas empresas é uma boa técnica para motivar os funcionários. Esta tecnologia é usada para incentivar os colaboradores por meio do uso de jogos num contexto laboral.
A gamificação ajuda a transformar algo que os funcionários normalmente achariam difícil ou confuso, em algo divertido e gratificante. Um bom exemplo disso pode ser o processo de onboarding de um funcionário – torne-o uma experiência empolgante e transforme-o numa caça ao tesouro informativa. Desta forma, o novo funcionário irá sentir-se recompensado ao encontrar pistas e informações com os seus novos colegas de trabalho.
Trazer a gamificação para o seu local de trabalho certamente aumentará a produtividade e os resultados da sua equipa.
4) Implemente uma plataforma colaborativa
O e-mail está a tornar-se uma das maiores ameaças à produtividade no trabalho – não é tão eficaz quanto pensamos. As taxas de leitura são baixas, é quase impossível obter um bom feedback dos funcionários e não é uma forma dinâmica de comunicação.
De acordo com o The Guardian, gastamos cerca de 40% dos nossos dias a ler e-mails internos. No entanto, existe uma alternativa ao e-mail para comunicação interna: plataformas de colaboração online.
A maioria destas plataformas possui um chat para empresas, o que lhes permitirá organizar a sua comunicação de acordo com o projeto ou departamento em questão, enviar mensagens para as suas equipas, e ter conversas mais segmentadas e seguras. Por isso, inserir esta ferramenta no seu plano de comunicação interna é essencial.
Outra vantagem de mudar para este tipo de ferramenta é que facilita o famoso brainstorming para gerar novas ideias. Permita que mais pessoas contribuam em tempo real. Todo o seu trabalho é registado, pesquisável e acessível de qualquer lugar, a qualquer hora.
5) Envolva mais a sua equipa com emojis e/ou GIFs no chat online
A comunicação no local de trabalho pode ir de estritamente profissional a mais calorosa e criativa. Após a pandemia, a comunicação laboral tem-se tornado cada vez mais digital. No entanto, muitas pessoas podem achar difícil expressar as suas emoções ao escrever um e-mail ou mensagem para os seus colegas de trabalho.
Usar emojis e Gifs é uma maneira nova e moderna de se comunicar. A verdade é que dá uma sensação instantânea de amizade e adiciona humor e personalidade à conversa, tornando mais fácil expressar-se.
Acreditamos que à medida que a geração dos millennials vai começando a entrar no mundo do trabalho, será cada vez mais importante adaptar- se à maneira deles se comunicarem para se conectarem a um nível mais profundo.
Software de RH para otimizar a comunicação interna nas empresas
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