Um programa de onboarding é fundamental para garantir que há uma boa integração dos novos colaboradores, quer seja ao nível da sua inclusão na equipa já existente, quer seja ao nível da perceção dos valores, missão e cultura da organização.
Partilha de conhecimentos, de experiências, de ferramentas, tudo isso é essencial ser esquematizado e consagrado num programa de onboarding. Mas, com tanta coisa a ser importante transmitir aos novos colaboradores, como podemos desenvolver um programa de onboarding de sucesso? Será que um software de onboarding ajudará neste processo? Neste artigo explicamos-lhe tudo!
Tabela de Conteúdos:
- O que é um programa de onboarding?
- Quais as principais etapas do onboarding de novos colaboradores?
- Software de RH para um onboarding de sucesso
- Benefícios de um bom programa de onboarding
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O que é um programa de onboarding?
Um programa de onboarding é um programa que tem como objetivo a integração dos novos colaboradores.
Como funciona a empresa? Que departamentos existem? Quem faz o quê? Quais são as burocracias do negócio? O que defende a empresa? Qual é a cultura da empresa? Quais são os objetivos de negócio? Que valores defendem? Onde e como atuam? Quais são as ferramentas que utilizam? Como comunicam internamente? Existem milhares de questões que, apesar de parecerem óbvias para quem já faz parte da empresa, não o são para as novas contratações.
No onboarding de funcionários, é importante que transmita todas as bases e ferramentas para que os seus colaboradores consigam desempenhar as suas funções com sucesso, explicando-lhes também a quem poderão recorrer em caso de necessitarem de alguma ajuda. Para além disso, deve dar espaço ao novo colaborador para que coloque as suas próprias dúvidas.
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Quais as principais etapas do onboarding de novos colaboradores?
O processo de onboarding de novos colaboradores divide-se em várias etapas diferentes. Estas são planeadas e concretizadas pela equipa de recursos humanos, ainda que possam ser envolvidas as chefias das diversas áreas, para que o programa de onboarding seja construído de forma eficiente e eficaz.
1) Escrita e divulgação da vaga
O processo de onboarding de um novo colaborador começa logo na redação e divulgação da vaga. Porquê? Porque nesta etapa consegue logo filtrar os candidatos que não se enquadram na sua empresa. Seja claro e transparente no tipo de pessoa que procura e nas funções que irá desempenhar. No anúncio, deve ainda explicar o que é que a sua empresa faz e a sua cultura organizacional.
2) Recrutamento e seleção
Profissionais especializados em recrutamento e seleção fazem a diferença na hora de contratar um novo colaborador. É necessário ter uma equipa competente, que saiba avaliar os candidatos, nomeadamente as suas soft e hard skills, fazendo as perguntas certas.
É também na fase de entrevista que se abordam questões importantes como salário, benefícios, período experimental e data de início de funções. Um bom processo de recrutamento evitará chatices futuras.
👉 Leia sobre Quais são as “soft skills” de um funcionário e por que são tão importantes?
3) Preparar a papelada do novo colaborador
Quando chega a hora de uma nova contratação se juntar à equipa, cabe ao departamento de recursos humanos organizar a papelada necessária para o contrato de admissão do colaborador. Os contratos em papel envolvem custos de impressão e valiosas horas de trabalho perdidas na organização dos documentos.
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Não obstante, os contratos são apenas o primeiro passo! Os colaboradores também devem preencher/disponibilizar outros documentos, onde constam, por exemplo, as informações fiscais. A depender da área de atuação, as novas admissões podem ter que enviar o registo criminal ou testes específicos, como o despiste de substâncias toxicodependentes. Os RH também precisam de organizar e rever toda a papelada, para garantir a sua legibilidade e arquivarem tudo para referência futura.
Começa a perceber a importância de um software neste processo? Imagine poder livrar-se dos documentos em papel e passar a tê-los em formato digital, com o recurso a assinatura digital, em que os colaboradores poderão assinar contratos digitalmente e, depois de assinado e revisto, o contrato ser armazenado num gestor de documentos centralizado. Nota: não fazer com que os funcionários tenham que lidar com imensos papéis e burocracias pode ter efeitos positivos no desempenho geral e melhorar a satisfação dos colaboradores.
4) Garantir os equipamentos necessários
Além da papelada, os recursos humanos da sua empresa também precisam de garantir que o novo colaborador tem todo o equipamento que necessita para concretizar as suas tarefas. Isto implica tarefas como fazer a requisição de equipamento junto do departamento de IT, solicitar fardamento ao departamento de compras ou até mesmo uma secretária e uma cadeira.
Certificar-se de que todas as requisições chegaram ao departamento competente, é um dever da sua equipa de recursos humanos.
5) O primeiro dia do colaborador
O primeiro dia de trabalho de uma nova contratação exige o acompanhamento da equipa de recursos humanos. Alguém tem de receber o colaborador no horário de entrada; fazer-lhe uma tour pela empresa, explicando-lhe os diversos departamentos bem como os espaços comuns como a copa, salas de reuniões, casas de banho e outros que sejam importantes; apresentar o seu local de trabalho e os colegas de equipa e tantas outras tarefas, que se adaptarão conforme o tipo de empresa.
Devem ainda ser esclarecidas todas as expetativas que se tem com o novo colaborador, as quais devem também ter sido abordadas na fase de entrevista. Só assim a nova contratação poderá executar o seu trabalho por forma a corresponder ao que é pretendido.
👉 Na sua empresa existe o regime remoto? Leia sobre Onboarding durante o teletrabalho: como realizar um plano de integração?
6) Acompanhamento nos primeiros meses
O programa de onboarding não termina no primeiro dia do colaborador. Antes pelo contrário. A equipa de recursos humanos deve garantir que o colaborador está a ser bem integrado e acompanhado, que se sente parte da organização e que não tem dúvidas na execução das suas tarefas. Avaliar a satisfação dos seus colaboradores é um passo fundamental para o sucesso da sua empresa.
Não se esqueça também das formações essenciais para que a nova admissão desempenhe as suas tarefas conforme o pretendido.
Se ainda tem dúvidas sobre os passos para um processo de onboarding bem sucedido, veja o que o Rafael tem para lhe dizer! ⬇️
Software de RH para um onboarding de sucesso
Os benefícios de um processo de onboarding eficiente podem ser sentidos muito além das primeiras semanas de uma nova contratação. Durante o onboarding, as empresas coletam dados vitais dos funcionários e definem expectativas que influenciam diretamente o sucesso que os novos funcionários terão na empresa.
Com um software de onboarding , colaboradores e empresas beneficiam de um sistema simples e fácil de usar que não apenas economiza tempo e dinheiro, mas também causa uma ótima primeira impressão.
Existem vários estudos que mostram que, embora o onboarding seja fundamental para melhorar a retenção de funcionários, poucos colaboradores estão satisfeitos com o processo de onboarding.
Porque é que um software de onboarding é tão importante?
O surgimento de softwares de onboarding revolucionou a contratação de funcionários. O processo de onboarding manual implica formulários em papel, formações não documentadas, falta de planeamento e calendarização, inserção manual de dados em sistema. Tudo isto pode causar erros caros, que são difíceis de detetar e que poderão afetar o seu negócio no futuro.
Por outro lado, um processo 100% manual não transmite, aos novos colaboradores, uma imagem profissional da sua empresa. Lembre-se que as primeiras impressões que têm farão a diferença na opinião que formam sobre o seu negócio.
E os seus colaboradores? Preferem, certamente, economizar tempo e energia, fazendo todo o onboarding online. Desta forma, podem facilmente rever formulários, corrigir erros, organizar, planear e marcar formações, atribuir o onboarding de um novo colaborador ao respetivo responsável, e tantas outras coisas.
O software de onboarding não apenas aumenta a produtividade, mas também aumenta a motivação dos seus colaboradores e ajuda as novas contratações a sentirem-se mais informadas. O software limita ainda os custos e maximiza a eficiência.
Que funcionalidades do software da Factorial vão ajudar no onboarding?
No software de onboarding da Factorial, consegue planear a integração de novos funcionários de forma personalizada, rápida e simples. Como? Através da personalização do seu fluxo de tarefas e da designação de pessoas responsáveis pela conclusão das mesmas.
Na Factorial, todas as pessoas envolvidas no processo de onboarding serão informadas sobre as suas tarefas pendentes e data de conclusão do programa, há, por isso, uma comunicação fluída entre os departamentos. Com esta funcionalidade, é possível centralizar os processos de integração dos colaboradores.
Assim, deixa de lado as folhas de excel, as cadeias de e-mail ou até mesmo os posts-its espelhados pela secretária. Isto porque na Factorial tem disponíveis funcionalidades que lhe permitem concretizar várias etapas do programa de onboarding, como o recrutamento e seleção; a assinatura digital de documentos; a gestão digital de documentos; o planeamento e organização de formações internas; os recibos de vencimento ou até mesmo a avaliação de desempenho.
Benefícios de um bom programa de onboarding
Além dos benefícios falados ao longo deste artigo, como o aumento da produtivididade e a centralização de processos e documentos, um bom programa de onboarding pode trazer inúmeras vantagens à sua empresa:
- Employer branding: quer ser uma empresa reconhecida pelas boas práticas associadas aos colaboradores? O onboarding é a primeira etapa onde pode trabalhar o employer branding;
- Comunicação fluída e transparente: integrar, desde o início, os colaboradores, vai fomentar a comunicação entre departamentos e a transparência de processos;
- Motivação dos colaboradores: colaboradores felizes geram melhores resultados. Se os seus colaboradores se sentem acolhidos e percebem de forma clara a missão e os valores da empresa, vão vestir a camisola e desempenhar as suas funções com maior êxito;
- Melhora a reputação da empresa: os consumidores são cada vez mais exigentes na hora de comprar. Empresas com as quais se identificam, no que concerne aos valores, são as que têm mais sucesso na hora de decidir. Uma boa reputação ajudará a aumentar as vendas da sua empresa;
- Promove a inclusão: se todos os colaboradores são integrados da mesma forma, não haverá espaço para uns se sentirem menos acolhidos do que outros.
O onboarding é, assim, essencial na chegada de um novo colaborador. Não descure a importância deste processo, nem da organização do mesmo.
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