O fecho do ano em RH é uma época particularmente desafiante. Por um lado, as equipas parecem abraçar o espírito das festividades da quadra e a produtividade reduz um pouco. Mas, por outro, os departamentos de RH não têm mãos a medir.
Existem inúmeros aspetos a assegurar antes do final de cada ano, que não podem ser negligenciados. Adicionalmente, é uma altura em que o tempo útil de trabalho é significativamente menor, devido a feriados, pontes e férias.
Desde contabilizar os dias de férias gozados e por gozar, a garantir o pagamento de todos os subsídios devidos. De rever os períodos de formação profissional dada ao longo do ano, a validar que todos os contratos estão em dia. São incontáveis as tarefas que os Recursos Humanos têm a seu cargo por esta altura.
Sem esquecer a realização de um balanço anual, em termos de metas e objetivos cumpridos. É fundamental avaliar e refletir para melhorar no novo ano.
Para facilitar a vida do seu departamento de RH, preparámos este texto com dicas práticas para profissionais de Recursos Humanos. O objetivo é que possa completar todas as suas tarefas de forma mais eficiente e usufruir também um pouco do espírito festivo desta altura.
Disponibilizamos, também, um modelo prático e intuitivo, que poderá descarregar e utilizar, adaptando-o às suas necessidades. Comece já a ler este artigo e feche o ano sem stress!
Tabela de Conteúdos:
- Importância do fecho do ano em RH
- 👉 Ferramenta de gestão de RH da Factorial 👈
- Férias não gozadas
- Subsídio de Natal
- Formação Interna
- Contratos de Trabalho
- Balanço do Fecho do Ano
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Importância do fecho do ano em RH
A primeira razão que faz do fecho ano especialmente importante para os RH é óbvia. Existem deveres legais e fiscais a cumprir. Prazos ditados pelo final do mês de Dezembro e obrigações que têm de ser completadas até essa data.
Trata-se também de uma fase em que a comunicação entre RH e outros departamentos deverá ser mais eficiente que nunca. É o caso do departamento financeiro, que já habitualmente trabalha a par e passo com os RH.
A segunda razão prende-se com questões mais estratégicas. O fecho do ano é uma altura importante por ser nela que se faz um balanço.
Verifica-se o cumprimento de objetivos e metas, reveem-se necessidades e analisam-se resultados. Nesta linha, definem-se novas metas, prepara-se o novo ano e planeia-se um novo ciclo.
Os RH têm aqui um papel determinante. Pois são eles que fazem a gestão de um dos elementos mais importantes de uma organização, os seus colaboradores.
Modelo em Excel para fecho do ano em RH
Para tornar o fecho do ano mais organizado e poder certificar-se que nada fica por resolver, preparámos um modelo útil. Descarregue-o aqui de forma totalmente gratuita ⬇️
Poderá usá-lo para contabilizar férias não gozadas ou para manter um registo do pagamento dos subsídios de Natal. Nele poderá também registar todas as formações internas ou listar os contratos de trabalho dos colaboradores a ter em atenção.
Para que o fecho do ano fique completo, contém ainda uma ficha de avaliação e autoavaliação. Num formato simples, intuitivo e que pode adaptar à realidade da sua empresa.
No entanto, dada a importância e complexidade do fecho do ano, é importante ter presente todas as opções que possam elevar a gestão dos RH da sua empresa. E, neste contexto, o uso de uma ferramenta de gestão de RH é imprescindível. Mostramos-lhe porquê. 👇
Ferramenta de gestão de RH da Factorial
Uma boa ferramenta de gestão de RH realiza as tarefas burocráticas de forma automática, poupando tempo e dores de cabeça. Funciona também como plataforma onde toda a informação é depositada, de forma segura, mas acessível a todos os profissionais.
👉 Descubra, neste artigo, os 12 benefícios da utilização de um sistema de RH na sua empresa!
O software de gestão tudo-em-um da Factorial é a ferramenta mais completa do mercado. E vários gestores de RH podem testemunhá-lo.
Por esta razão, é natural que seja a sua melhor aliada para o fecho do ano em RH. Usando o software de gestão de RH da Factorial poderá:
- Gerir férias e ausências e criar relatórios personalizados;
- Controlar a assiduidade da sua equipa;
- Implementar facilmente a avaliação de desempenho dos seus colaboradores;
- Otimizar os seus processos de recrutamento e seleção;
- Melhorar os seus processos de Onboarding e Offboarding;
- Organizar e acompanhar as formações internas da empresa;
- Verificar as competências e resultados dos seus funcionários;
- Gerir os recibos de vencimento e a folha de pagamento;
- Controlar despesas da empresa;
- Automatizar a comunicação interna;
- Fazer gestão documental de modo seguro.
Tudo isto são tarefas fundamentais no fecho do ano, como terá oportunidade de confirmar mais adiante. Mas, para que não seja deixada nenhuma ponta solta, abordaremos de seguida as principais.
Férias não gozadas
O direito às férias encontra-se no Código do Trabalho (CT) e é irrenunciável. Isto é, os trabalhadores têm direito a 22 dias de férias por ano (dos quais devem ser gozados 20).
É do entendimento geral que esses 22 dias deverão ser gozados no ano civil a que respeitam. Afinal, as férias destinam-se a ser o período de descanso do trabalho realizado naquele ano.
Assim, o direito aos dias de férias vence-se a 1 de janeiro de cada ano seguinte. Pelo que é importante que nos RH seja feita a contabilização dos dias não gozados por cada colaborador.
Caso não tenham sido gozados todos os dias, poderá ser possível fazer transitar esses dias para o ano civil seguinte. Tal é possível em duas situações:
- Se os colaboradores planearem férias em conjunto com um familiar a viver fora do país. Para tal não há necessidade de obter o acordo da entidade patronal, segundo o CT.
- Se colaboradores e entidade patronal chegarem a acordo. A única imposição é que estes dias sejam usufruídos até 30 de abril.
Nas situações em que os colaboradores não gozem dias de férias por sua responsabilidade, perdem o direito aos dias. Deixam também de ter direito a qualquer compensação financeira.
Contudo, se os dias não forem gozados por responsabilidade da entidade patronal, os colaboradores têm direito a compensação. Esta deverá ser no valor da retribuição correspondente ao período em falta a triplicar.
Por este motivo, é fundamental que este apuramento seja feito. De modo a não implicar custos extra para a empresa.
📝 Consulte o nosso guia para a gestão de férias dos seus colaboradores.
Subsídio de Natal
De acordo com o CT, o Subsídio de Natal deve ser pago a todos os trabalhadores por conta de outrem. A ele têm igualmente direito os administradores e gestores de pessoas coletivas, sendo conhecido também como 13º mês.
O seu valor deve considerar o valor do salário bruto de um colaborador, sendo proporcional aos dias trabalhados nesse ano. E sobre ele devem incidir descontos para o IRS e para a Segurança Social.
Ainda segundo o CT, no setor privado, o Subsídio de Natal deve ser pago anualmente, até 15 de dezembro. Podendo ou não ser pago conjuntamente com o vencimento desse mês.
Nos casos em que haja essa intenção e exista acordo entre o trabalhador e a entidade patronal, este subsídio pode ainda ser pago em duodécimos. Ou seja, distribuído mensalmente pelos 12 salários do ano. Também aqui a última prestação deve ser paga até ao dia 15 de dezembro.
Por se tratar de uma obrigação legal, é importante assegurar que por altura do fecho do ano todos os subsídios de Natal foram processados e pagos. E por tratar-se de um custo extra para a empresa, que deve ser incluído no cálculo do custo de um colaborador, é indispensável contabilizá-lo.
Mantenha um registo de todos os colaboradores da empresa e respetivo valor do 13º mês. Registe igualmente em que data foi processado.
Por último, adicione notas relevantes como se foi pago a um colaborador em baixa médica ou em licença de maternidade/parental. O importante é ter toda a informação guardada.
📥 Descarregue o modelo para calcular o Subsídio de Natal em Excel que desenvolvemos para si.
Formação Interna
Algumas empresas tendem a descurar este aspeto. Mas a verdade é que a formação não só é um dever dos empregadores, como bastante valorizada pelos colaboradores.
De acordo com a legislação, todas as empresas têm a obrigação de conceder formação profissional aos seus colaboradores. Estão também obrigados a proporcionar 40 horas de formação contínua, por ano, no local de trabalho.
Dita ainda o CT que não é obrigatório que todos os colaboradores frequentem a formação profissional ao mesmo tempo. E que é obrigação da empresa desenvolver um plano de formação para os seus trabalhadores.
Assim, a formação é algo que, embora apareça ser de gestão simples, pode tornar-se complexo e ser facilmente negligenciado. Mas, porque pode dar origem a multas e atrasar o crescimento profissional dos colaboradores, deve estar sempre em dia.
Com o fecho do ano verifique se o número de horas de formação exigidas foi cumprido. Tenha esses dados organizados por colaborador. Assim, como o registo de datas de frequência da formação, ou até o conteúdo apresentado nas ações de formação.
Aproveite ainda este momento para analisar quais os aspetos em que a formação deve focar-se mais no ano seguinte. O fecho do ano é o momento ideal para começar a pensar e planear o ano seguinte, também neste aspeto.
🗣 Leia a entrevista com Ana Miranda sobre como funciona a gestão da formação nas empresas.
Contratos de Trabalho
Os contratos existentes na sua empresa devem ser permanentemente acompanhados. Contudo, o final do ano é uma excelente oportunidade para verificar o estado de cada um.
Veja quais os contratos a carecer de atenção, quais deverão ser revistos ou renovados. Tenha também em conta os que se prevê que possam vir a ser cessados.
Ter clara noção do estado de cada contrato permite estar apto a cumprir todos os prazos legais. Para além disto, possibilita antecipar necessidades e agilizar processos.
📖 Consulte o nosso guia completo sobre a opção de assinatura digital nos contratos de trabalho.
Balanço do Fecho do Ano em RH
À medida que cada ano chega ao fim, é normal fazer balanços. Avaliar como correu o ano que termina e afinar agulhas para o ano que que se aproxima.
Estes balaços são importantes (e úteis) não só ao nível burocrático e de cumprimento de obrigações. Mas também ao nível estratégico e decisório.
Olhe para trás. Quais eram os objetivos traçados para o ano que passou? Quais as resoluções profissionais tomadas? Foram atingidos? O que correu bem? O que há a melhorar? São tudo questões a responder.
Estenda esta análise também à sua equipa. Realize pequenas avaliações de final de ano que se debrucem sobre o desempenho dos colaboradores, mas também expectativas, desafios, etc.
E não se esqueça de incluir o próprio departamento de RH. Diz o ditado que “em casa de ferreiro, espeto de pau”, contudo, é importante avaliar também o seu próprio departamento.
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