Gestão financeira e recursos humanos aparentam ser áreas completamente diferentes, mas não são. Ambas são dois dos pilares mais importantes de uma empresa e determinantes para o seu sucesso. Diríamos mesmo mais, determinantes para a sua sobrevivência.
Vamos falar das duas, começando por abordar o que as distingue. Apresentaremos as funções da responsabilidade dos RH, bem como para que serve a gestão financeira. Desenvolveremos qual a sua importância e daremos, ainda, recomendações de como fazer uma boa gestão.
Mostraremos, também, como a gestão financeira e os RH se relacionam, de que forma devem estar integrados e como devem colaborar. Nesta linha, reforçaremos a relevância das sinergias entre departamentos. Por último, damos exemplos práticos para colocar essas sinergias em ação, com a ajuda de recursos e ferramentas tecnológicas.
O objetivo será que, quando terminar a leitura deste artigo, tenha na sua posse toda a informação que necessita para implementar no seu negócio. Por isso, não perca mais tempo e comece agora mesmo a ler. ⬇️
Tabela de Conteúdos:
- Funções dos RH
- Responsabilidades da área financeira
- Gestão financeira – Importância
- Como fazer uma boa gestão financeira?
- Importância das ferramentas de gestão para uma boa gestão financeira
- Integrar RH e gestão financeira
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Funções dos RH
Antes de entendermos como RH e gestão financeira se relacionam, é importante perceber o papel dos RH e do financeiro. Ainda que pareçam áreas totalmente distintas, analisando mais de perto, vemos que se encontram.
É comum associarmos o departamento de RH ao recrutamento e seleção, e ao onboarding. Encaramo-lo também como o responsável pela gestão de contratos ou controlo de horários. Ou seja, associamos os RH a todos os deveres do empregador previstos na legislação. Contudo, os RH vão muito para além disto.
Os RH são também responsáveis pela formação interna dos colaboradores e apoio na gestão do plano de carreira. Assim como pela componente da saúde dos trabalhadores e segurança no trabalho.
Entre as suas responsabilidades encontramos, ainda, a de garantir um bom clima organizacional e a manutenção de uma boa employee experience. Se encararmos isto de um prisma estratégico, podemos afirmar que os RH são responsáveis pela promoção da produtividade.
Adicionalmente, é da sua competência atrair e reter talento qualificado, zelando pelo sucesso de equipas e empresa e por uma baixa taxa de turnover. Neste sentido, os RH estão a gerir os recursos da empresa.
Para que haja uma boa gestão de recursos, humanos incluídos, é necessário que haja um orçamento bem definido. É, também, vital que haja um limite de custos claros. O primeiro ponto de contacto entre RH e financeiro é, justamente, este. Ambos lidam com orçamentos e custos, tendo um objetivo comum.
E esse objetivo é atingir as metas da empresa. De seguida, veremos quais as responsabilidades da área financeira e de que forma se encontram com os RH.
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Responsabilidades da área financeira
O leque de responsabilidades do departamento financeiro poderá parecer mais reduzido do que o dos RH. Mas nem por um momento a importância dessas responsabilidades é menor ou menos determinante para o sucesso da empresa.
Numa frase, a área financeira é a responsável máxima por todos os assuntos de uma empresa relacionados com dinheiro. Por este motivo, podemos também dizer que, em certo sentido, é igualmente a responsável máxima por garantir a viabilidade financeira.
As tarefas do departamento financeiro dividem-se em vários tipos. Da tesouraria, à contabilidade, passando pela gestão, até ao planeamento financeiro:
- Gestão de Contas: destina-se a controlar pagamentos a fornecedores e contas de consumo. Envolve também o controlo dos recebimentos de clientes.
- Tesouraria: trata-se do controlo das entradas e saídas diárias de dinheiro na empresa. Desta forma, garante-se o fluxo de caixa da empresa.
- Contabilidade: é o controlo dos bens e obrigações de uma empresa, que incluem dinheiro, imóveis, equipamentos, mercadorias, entre outros. Controla também as dívidas e contas não pagas.
- Gestão de Riscos: trata-se de antecipar riscos e medidas de combate, avaliando os riscos da empresa, do mercado, operacionais, etc.
- Planeamento Financeiro: é uma das tarefas mais importantes do financeiro. Trata-se de definir metas para o futuro do negócio, através da elaboração de um orçamento e análise dos custos.
- Gestão de Impostos: é a realização do cálculo do imposto a pagar e garantir que todas as obrigações fiscais são cumpridas.
Por aqui vemos que todas estas tarefas são essenciais para a subsistência de uma empresa. Esta depende totalmente de uma gestão financeira consistente e de qualidade.
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Gestão financeira – Importância
Vistas as responsabilidades dos RH e da área financeira podemos concluir que ambos se ocupam do capital de uma empresa. Os RH do capital humano, a área financeira do capital financeiro. E ambos contribuem para a gestão financeira, enquanto conjunto de ações que visam potencializar o resultado financeiro de um negócio.
Uma gestão financeira cuidada é assim fundamental para o bom funcionamento de uma empresa. Nesse âmbito, uma plataforma como o ComparaJá, que lhe permite comparar despesas e otimizar gastos e recursos, pode ser muito importante para uma gestão mais responsável dos recursos financeiros disponíveis.
Mas para que serve a gestão financeira?
A gestão financeira é fundamental não só para medir resultados, mas também enquanto indicadora de oportunidades de investimento. Ou, ainda, como forma de definir quais os recursos existentes e os necessários para atingir as metas estabelecidas.
É através da gestão financeira que é determinada a viabilidade ou saúde de uma empresa. Além de ser o indicador da viabilidade, a gestão financeira é igualmente responsável pelos recursos.
Nesta medida, vai influenciar, também, o funcionamento de todos os processos dentro da empresa. Desde o controlo de recursos humanos, às instalações, aos materiais e até à própria comunicação.
Para melhor ilustrar o que significa a gestão financeira para o sucesso da sua empresa e para que possa implementá-la, vamos dar-lhe alguns conselhos. Continue a ler-nos.
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Como fazer uma boa gestão financeira?
Agora que já aprendeu um pouco mais sobre as funções e importância da gestão financeira, dar-lhe-emos sugestões e dicas de como a fazer bem! Leia abaixo!
1) Planeie
Tenha um planeamento financeiro, para que possa ter uma visão estratégica. Nesse planeamento defina objetivos, projetos da empresa e planos operacionais, com prazos e resultados concretos.
2) Monitorize o fluxo de caixa
Acompanhe de perto o seu fluxo de caixa. Apenas tendo exato conhecimento das entradas e saídas de dinheiro poder analisar a situação financeira real da empresa.
3) Reduza os custos
Conheça os seus custos, analise despesas e identifique quais são necessárias e quais são dispensáveis. Ou quais as que trazem retorno e as que não, reduzindo os custos ao essencial. Para fazer isto, temos uma ajuda extra para si.
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4) Pratique a gestão documental
Organize e classifique faturas, contratos, notas fiscais, tudo o que esteja relacionado com as finanças da sua empresa. Todos os documentos devem ser categorizados e guardados mas, ao mesmo tempo, estar facilmente acessíveis para consulta.
5) Defina prioridades através da gestão financeira
Foco e método são as palavras chave. Estabeleça quais sãos as prioridades financeiras da sua empresa e quais os temas que carecem de mais atenção. E é nestes que devem ser gastos mais recursos.
6) Meça resultados
É o passo essencial para avaliar o sucesso de uma empresa. Seja qual for a forma como é medido. A análise de indicadores de gestão financeira, como os custos fixos e variáveis, endividamentos, etc. é fundamental.
Importância das ferramentas de gestão para uma boa gestão financeira
É possível fazer gestão financeira da forma tradicional. Isto é, usando múltiplos ficheiros Excel, recorrendo a documentos, tendo pastas para variados assuntos e calendários partilhados.
No entanto, impõem-se várias questões: É eficiente? É prático e simples? Agiliza tarefas e permite obter resultados rapidamente? A resposta é, claramente, não!
Não faz qualquer sentido não recorrer às potencialidades da tecnologia nesta área e fazer delas o melhor uso. Assim, uma ferramenta tecnológica de gestão deverá ser a escolha óbvia.
E, mesmo que possa parecer contraditório um dos conselhos para uma boa gestão ser reduzir custos e, ao mesmo tempo, recomendarmos uma ferramenta, que tem um custo, a verdade é que é algo que fará com que possa cortar nas despesas.
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- Abdicar de várias ferramentas soltas e concentrar tudo num só local;
- Efetuar tarefas mais rapidamente, poupando tempo que pode usar para outras questões;
- Ter uma plataforma única, a que todos os colaboradores podem aceder, evitando a multiplicação de meios.
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Integrar RH e gestão financeira
Como vimos, os RH têm como função, genericamente, tratar dos aspetos relacionados com os colaboradores e otimizar a produtividade. No limite, devem fomentar o crescimento das equipas e da empresa.
Para poderem desenvolver as suas funções em pleno, é necessário terem um orçamento bem definido e adequado às suas necessidades. É aqui que a gestão financeira é imprescindível.
Os RH precisam, depois, de fazer uma gestão adequada desse orçamento, tendo noção dos custos, gerindo despesas e os recursos que lhe são concedidos. Uma vez mais, a gestão financeira tem também aqui um peso considerável.
RH e financeiro necessitam, assim, de estar perfeitamente integrados e, como diz a expressão popular, a remar para o mesmo lado. Esta colaboração deve assentar em 5 aspetos:
1) Elaborar um planeamento coordenado
RH e financeiro devem sentar-se à mesma mesa para traçar objetivos, inclui-los num planeamento e medir resultados.
Neste sentido, podem ser úteis reuniões periódicas, de definição, acompanhamento e avaliação. Pode também ser importante partilhar mapas e planos, permanentemente atualizados e acessíveis a todos.
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2) Desenvolver procedimentos e fluxos de trabalho
RH e financeiro possuem responsabilidades distintas, ainda que sejam complementares e que lutem pelos mesmos objetivos. Para que nem uma área, nem a outra saiam prejudicadas no seu desempenho, é importante que haja organização e estruturação.
Criar procedimentos de trabalho ou fluxos que devem ser seguidos consoante a situação, revela-se imprescindível. Pensemos em RH e financeiro como dois instrumentos de uma orquestra. Ter procedimentos vai fazer com que atuem bem individualmente, mas também de forma harmoniosa quando em conjunto.
Definir o que deve ser feito em cada momento e por quem, ou por que departamento, vai também evitar que tarefas fiquem descuradas, por alguma das partes pensar que não compete a si, mas à outra. Deste modo, otimiza-se a produtividade e cumprem-se objetivos.
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3) Implementar a automatização de processos
De mão dada com a criação de procedimentos de trabalho ou fluxos, está a automatização de processos. Ao automatizar processos maximizam-se recursos, reduzem-se custos e diminui-se a probabilidade de erro.
Liberta, ainda, tempo e meios que podem ser aplicados noutras tarefas. Nomeadamente tarefas estratégicas ou com maior retorno.
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4) Promover a comunicação permanente
A via de comunicação deverá estar sempre aberta. RH e financeiro devem comunicar em permanência e de forma clara. Desta forma, todos estarão constantemente a par da situação, podem antecipar-se problemas e tomar-se medidas de mitigação atempadamente.
Para reforçar a comunicação, a aposta na comunicação interna pode ser a chave. E, neste aspeto, existem diversas metodologias ou ferramentas que podem ser adotadas.
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5) Fomentar a monitorização e a melhoria de resultados
A integração de RH e gestão financeira é um trabalho constante. Não basta implementar e esperar que haja bons resultados, é necessário acompanhar, avaliar e afinar.
Para realizar esta monitorização é essencial ter objetivos claros, perceber o que se está a medir, que causas e que consequências ocorrem e, no final, qual o resultado. Isto obtém-se definindo indicadores, estabelecendo resultados mensuráveis e recolhendo métricas ao longo do processo.
Sempre que necessário, é também importante agir, após a avaliação de resultados. Se algo foi medido, analisado e não esta a resultar há que modificar e ajustar. De seguida, monitorizar novamente, medir e tirar conclusões. Só através de um verdadeiro work in progress se consegue obter os melhores resultados.
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