Dependendo do tipo de cargo ou posição, a substituição de uma pessoa que ocupe um cargo específico numa empresa pode implicar a criação de um plano de sucessão.
Imagine que uma pessoa exerce um cargo crítico para a empresa e, de repente, este mesmo indivíduo sai da empresa. Nem sempre as empresas têm um plano de sucessão organizacional preparado. E, quando menos esperam, o negócio pode sofrer com a falta de planeamento.
Preencher esta vaga de forma ágil é essencial, afinal, a substituição de gestores ou de profissionais que têm um trabalho técnico vital para a organização tem de ser feita o mais rápido possível.
Neste artigo contamos-lhe o que é plano de sucessão, quando faz sentido fazer um, como deve estruturá-lo e, ainda, alguns desafios e dificuldades. Continue a ler o artigo!
Tabela de Conteúdos:
- O que é um Plano de Sucessão?
- 4 passos para definir um Plano de Sucessão organizacional
- Dicas para a criação de Planos de Sucessão
- Maiores dificuldades do Plano de Sucessão
- Tecnologia para melhor gestão documental
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O que é um Plano de Sucessão?
Um plano de sucessão é um processo de identificação e desenvolvimento que tem como objetivos definir os sucessores (ou substitutos) para cargos vitais dentro de uma empresa.
Os planos de sucessão têm como objetivo identificar os profissionais com as competências profissionais necessárias para exercerem determinados cargos.
Assim, quando surge algum imprevisto ou eventualidade que leve a que seja necessário encontrar um sucessor, com a maior brevidade possível, a saída deste profissional diminiu o impacto no negócio.
No fundo, este plano é um documento estratégico para as organizações, uma vez que a mobilidade (interna ou externa), de colaboradores pode trazer instabilidade ou disrupções.
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Quando é que faz sentido fazer um plano de sucessão empresarial?
Vivemos um momento onde a mudança é constante e também inevitável. A definição de um Plano de Sucessão tornou-se num imperativo estratégico para as organizações. Vamos perceber porquê.
Recomenda-se fazer um Plano de Sucessão, ou também chamado plano de contigência, para casos que impliquem a saída ou ausências prolongadas não planeadas. Este plano irá garantir que as substituições das pessoas que ocupavam determinado cargo, mesmo que temporárias, sejam feitas por colaboradores competententes.
Mas não só só competentes. É necessário que o sucessor temporário (ou não) ao cargo esteja comprometido com a missão, visão e valores da empresa.
Desta forma, faz sentido fazer um plano de sucessão organizacional quando uma empresa tem profissionais na liderança ou em posições técnicas vitais para uma empresa. Seja pela dificuldade de encontrar um perfil semelhante, seja pela necessidade de conhecimento profundo sobre a área de negócio ou da história da empresa.
Os Planos de Sucessão são a forma que as empresas têm de planear o futuro, mas sobretudo os imprevistos. Ao fazê-lo, evita-se a perda de produtividade.
Garantindo este plano estratégico de sucessão, a transição de cargos críticos pode ocorrer de forma mais fluida e com o menorimpacto para uma organização.
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4 passos para definir um Plano de Sucessão organizacional
Como já tivemos oportunidade de ver, a criação de um plano de sucessão empresarial confere às organizações uma melhor preparação para momentos inesperados.
Além disso, esta prática de planeamento coloca o foco no desenvolvimento dos colaboradores e das suas capacidades de liderança. Como? É isso que vamos ver a seguir, nos 4 passos para a definição deste tipo de plano!
1) Identificação dos cargos elegíveis para o Plano de Sucessão
Começa-se sempre pelo princípio, neste caso, colocando a questão: quais são os cargos que carecem de um plano de sucessão?
Aqui deverá identificar as posições que necessitam de um planeamento a eventuais sucessores.
Para esta identificação deverá analisar-se o organograma da empresa. Com recurso a este documento, identificar-se-ão as posições vitais e críticas, indispensáveis para a continudade do negócio.
Normalmente, estes cargos estão ligados a cargos de liderança. Seja eles pertencentes ao conselhos administrativos das empresas ou presidências. Mas também a cargos mais técnicos, de maior dificuldade de recrutamento ou com maior índice de rotatividade de pessoal. Podemos referir, por exemplo, profissionais que trabalham em IT.
Não se esqueça que avaliar o contexto, a estratégia e a visão do futuro da organização. Estes três pontos são algo que deverá ter sempre em conta ao longo do desenvolvimento deste plano!
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2) Mapeamento de competências
Depois de identificar as posições dentro da sua empresa que requerem um plano de sucessão, o segundo passo é mapear as competências para esse cargo. Como fazer isso?
Entenda o perfil da função que precisa de ser preenchida. Quer em termos de competências técnicas, quer comportamentais. Normalmente irá querer encontrar uma pessoa com as competências da pessoa que sair, mas nem sempre é assim.
Tenha em mente que as competências são, em última análise, detalhadas em comportamentos.
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3) Identificação dos potenciais sucessores
Este passo é mais fácil de compreender. Depois de identificar as posições que necessitam planos de sucessão, e de mapear as competências, chega o momento de identificar potenciais sucessores.
A forma mais fácil de identificar estas pessoas é através de uma conversa com os líderes e gestores de equipas. As avaliações de desempenho poderão ser um recurso fundamental para justificar esta identificação.
Nestas avaliações além de se perceberem os objetivos e intenções profissionais de cada colaborador, mede-se o desempenho deles. Consequentemente, percebem-se as competências técnicas e não técnicas destes profissionais para assumirem, eventualmente, estes cargos.
Por fim, é importante salientar que a identificação dos potenciais sucessores num plano de sucessão não precisam de ser necessariamente pessoas já integrantes da empresa. Idealmente sim, mas nem sempre se identificam sucessores elegíveis entre as pessoas avaliadas.
Nos planos de sucessão, pode caber também o mapeamento de candidatos externos disponíveis no mercado.
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4) Desenvolvimento e acompanhamento dos sucessores
O quarto e último passo para a criação de um plano de sucessão passa pela criação de Plano de Desenvolvimento Individual, também chamado de PDI.
Neste momento é de extrema importância que exista transparência com os colaboradores elegíveis à sucessão, principalmente se houver mais do que uma pessoa em análise.
De forma a garantir um bom plano de sucessão, é necessário pensar numa forma de formar estes potenciais candidatos. Para isso, deve ser contemplado no orçamento de RH uma parcela para a formação de um sucessor, na atividade de Planos de Sucessão.
Desta forma, apostar-se no desenvolvimento e acompanhamento destes candidatos, irá permitir dar-lhes formação para, no futuro, assumirem determinada posição.
A criação de um PDI irá permitir-lhe chegar onde ambicionam. No fundo, esta é uma forma da empresa se certificar que determinado sucessor é, de facto, uma boa aposta.
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Dicas para a criação de Planos de Sucessão
Como já vimos, um plano de sucessão organizacional é, no fundo, um planeamento estratégico focado no futuro. Por isso, a sua criação deverá ter em conta algumas estratégias para que, quando chegar a hora, esteja pronto a ser colocado em prática.
Vejamos, a seguir, como colocar em prática este plano:
1) Faça-o com antecedência
A melhor forma de tornar a nossa empresa mais estratégica é estar um passo à frente. Num plano de sucessão, esta afirmação não poderia ser mais adequada. Para evitar que um colaborador, em cargo crítico na organização, saia de forma inesperada sem que haja um plano B, é necessário pensar com antecedência.
Se já tiver um plano de sucessão realizado, basta-lhe somente começar a sua implementação. Desta forma, a mudança é mais fluida e suave.
2) Identifique mais do que uma opção para o mesmo cargo
Quando realiza o plano de sucessão não se esqueça de pensar em mais do que duas ou três alternativas, além daquelas já esperadas. Imprevistos podem sempre acontecer e, talvez a pessoa pensada destinada ao cargo, não possa ou esteja interessada em assumir a função.
Mais uma vez, estar um passo à frente é essencial para o sucesso da sua empresa.
3) Analise detalhadamente o desempenho dos seus colaboradores
Como vimos anteriormente, nos passos para a criação de um plano de sucessão, devemos olhar primeiro para os nossos colaboradores. Identificar os potenciais sucessores “dentro de portas” é olhar para o seu desempenho.
Por isso, analise detalhadamente o desempenho destes colaboradores de forma contínua. Em que projetos eles se destacam, quais eles lideraram, ou quais tiveram um ótimo desempenho coletivo.
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4) Desenvolva estratégias para a contratação
Preferencialmente, quando uma pessoa é substituída, tenta-se encontrar um perfil igual ou melhor do que o anterior. Para isso, identificar onde o seu negócio ou empresa poderia melhorar, pode ajudá-lo a encontrar essa pessoa com novas competências.
Assim, quando está a fazer o plano de sucessão, poderá avaliar se faz sentido a contratação de um sucessor que esteja fora da organização. Desta forma, deverá pensar em estratégias de recrutamento externo.
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Dificuldades do Plano de Sucessão
Há alguns desafios na implementação de um plano de sucessão, entre eles, o mais difícil é mantê-lo atualizado. Hoje em dia as empresas mudam muito rápido. As suas estratégias, equipas e orientações podem alterar-se a qualquer instante.
Não se esqueça que os planos de sucessão devem ser funcionais. Com isso em mente, poderá ser uma boa prática este plano ser visto e revisto por diversos profissionais da empresa, de forma a que possa ser aperfeiçoado e melhorado.
Uma outra dificuldade da execução de um plano de sucessão é o alinhamento com a liderança da empresa e o seu quadro administrativo. Nem sempre há concordância entre os intervenientes, pelo que poderá ser um desafio chegar a acordo entre a escolha dos melhores sucessores.
Lembre-se que os planos de sucessão são fundamentais para manter a sustentabilidade empresarial. Sem falar, também, da motivação e retenção de talentos. Por isso, quando alguma adversidade ou desafio surgir durante a elaboração do plano, recorde-se das razões em estar a fazê-lo.
Independentemente da dimensão da empresa, deverá haver um consenso, para que possa atuar com agilidade em caso de necessidade.
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Tecnologia para avaliação de desempenho
Depois de percebermos o que são os planos de sucessão, não restam dúvidas da importância do seu desenvolvimento e execução. Sobretudo para empresas que tenham colaboradores em cargos críticos.
Assim, quando chega o momento de identificar potenciais sucessores, as avaliações de desempenho podem ser essenciais.
Além de, através delas, se perceber quem tem internamente o potencial para suceder ou ascender a determinada posição. Mas também para entender quais as intenções profissionais e planos de carreira que os atuais funcionários têm.
Para realizar avaliações de desempenho, hoje em dia, já existe tecnologia que pode ser a ajuda que precisa para agilizar este processo.
A Factorial é um exemplo dessa tecnologia, que lhe permitirá fazer muitas tarefas de recursos humanos. Entre elas, as avalições de desempenho.
Deixamos-lhe, a seguir, algumas das suas funcionalidades:
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- Gestão automática de avaliações de desempenho;
- Criação de relatórios personalizados sobre a avaliações dos colaboradores;
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