Neste artigo ficará a saber o que é um sistema de RH e qual a sua importância. Vamos também mostrar-lhe como a digitalização dos recursos humanos é vital para os departamentos de RH. Apresentaremos, também, 12 benefícios de utilizar sistemas de RH, para que não restem dúvidas quanto às suas vantagens.
A gestão de recursos humanos é desafiante e recorrer a um sistema de RH pode ser um verdadeiro salva-vidas. Independentemente da dimensão de uma empresa, permitir-lhe-á agilizar processos e obter melhores resultados.
Continue a sua leitura! No final estará munido de toda a informação para elevar a sua empresa ao patamar seguinte, apostando na digitalização. 💥
Tabela de Conteúdos:
- Sistema de RH – o que é
- Tipos de sistemas de recursos humanos
- Importância de um sistema de RH para empresas
- 12 benefícios de um sistema de RH
- Gerir férias e ausências mais eficientemente [+ modelo grátis 📥]
- Controlar o relógio de ponto sem esforço
- Fazer gestão de turnos mais facilmente
- Avaliar o desempenho dos colaboradores mais eficazmente
- Otimizar o processo de recrutamento e seleção
- Acelerar o processo de onboarding e simplificar o procedimento de offboarding
- Planear e gerir formações internas de modo mais simples
- Avaliar melhor os objetivos da empresa e dos funcionários
- Gerir recibos de vencimento mais facilmente [+ modelo grátis 📥]
- Controlar e gerir despesas mais eficientemente
- Agilizar processos burocráticos e tornar a sua empresa mais sustentável com a assinatura digital
- Organizar melhor a gestão documental e garantir a sua segurança
- Como deve ser o software de Recursos Humanos ideal?
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Sistema de RH – o que é
Sistemas de RH, ou sistemas de gestão de RH, são ferramentas concebidas para realizar tarefas relacionadas com recursos humanos. Ou seja, tratam-se de softwares que auxiliam os profissionais de RH, otimizando o seu desempenho.
Permitem automatizar tarefas, realizar questões administrativas muito mais rapidamente, reunir e analisar informação com menos esforço e organizar facilmente documentação. Ao serem ferramentas tecnológicas, que por vezes recorrem à inteligência artificial, eliminam ainda a possibilidade de erro humano.
O grau de sofisticação destes sistemas varia consoante o tipo de ferramenta. Pode ir dos mais simples, que realizam as tarefas mais básicas como fazer mapas de pessoal, gerir horários e férias, até softwares bastante completos que tratam de todos os aspetos do departamento de RH da empresa, do recrutamento aos recibos de vencimento.
De seguida falaremos um pouco mais detalhadamente dos vários tipos de sistemas de recursos humanos. Acompanhe-nos!
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Tipos de sistemas de recursos humanos
Existem diversos tipos de programas ou sistemas de RH. Sejam mais ou menos completos, podemos dividi-los em quatro grandes grupos de software de gestão de:
- Horários: possibilitam gerir questões como assiduidade e ausências. Podem também funcionar como um relógio de ponto, ou permitir gerir turnos.
- Talentos: são os mais direcionados para a parte do recrutamento e seleção. Mas, podem ter funcionalidades também úteis para a gestão de formações e avaliação.
- Questões financeiras: focam-se em otimizar questões puramente burocráticas, como a emissão e gestão de recibos de vencimento ou o controlo de despesas e contratos.
- Gestão “tudo-em-um”: como o próprio nome indica, é uma ferramenta de gestão que concentra numa mesma plataforma todas as soluções. Da gestão de horários, à de talento, aos aspetos financeiros. Os softwares mais completos e, consequentemente, mais eficientes, funcionam também como ferramenta de comunicação entre colaboradores e base de dados. A Factorial é um exemplo de um software “tudo-em-um”.
Costuma dizer-se que o melhor sistema é aquele que funciona. Por isso, o importante é saber qual a solução que melhor se adapta à realidade da empresa. Mas, independentemente da opção escolhida, a relevância de usar um sistema de RH para empresas é evidente.
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Importância de um sistema de RH para empresas
Como já vimos, as grandes mais valias dos sistemas de RH são a agilização, otimização e automatização. O maior ganho é libertar tempo e recursos que podem ser usados em questões mais essenciais.
Libertando a equipa de RH de tarefas do dia-a-dia, que tomam muito tempo e têm pouco retorno, possibilitam que outros aspetos estratégicos, com maior retorno, tenham maior atenção. Há uma melhoria óbvia na produtividade e melhor desempenho.
Mas de que forma pode uma empresa beneficiar, efetivamente, do uso de um sistema de RH? O que justifica o seu investimento? E que aspetos vão ser impactados pelo seu uso? Confira como de seguida. 👇
12 benefícios de um sistema de RH
Damos-lhe não uma, mas 12 respostas às questões colocadas no ponto anterior. Utilizando um sistema de RH na sua empresa poderá:
1. Gerir férias e ausências mais eficientemente
Deixará de ter de trocar dezenas de e-mails com as suas equipas para marcação de gestão dos dias de férias ou faltas. Abandonará também os mapas em Excel, que facilmente ficam desatualizados.
Através de um sistema de RH, podem ser os próprios colaboradores a marcar e gerir os dias numa plataforma partilhada. E esta plataforma, além de estar sempre atualizada, estará acessível a partir de qualquer local.
Pode também consultar facilmente os dias disponíveis e os dias marcados ou gozados. Assim, terá uma noção exata do pessoal disponível em cada departamento e, ainda, gerar relatórios.
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2. Controlar o relógio de ponto sem esforço
Os sistemas de relógio de ponto tradicionais são uma coisa do passado e que se tornou obsoleta com o teletrabalho. Com um sistema de RH pode especificar um horário para cada colaborador e verificar as horas extra de forma simples.
Pode ainda receber notificações automáticas sempre que um colaborador pique o ponto fora do escritório, por exemplo. Ou definir permissões personalizadas e relatórios automáticos para o controlo de assiduidade.
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3. Fazer gestão de turnos mais facilmente
Tendo um calendário do pessoal atualizado pode gerir os turnos da sua empresa. Claro que é uma tarefa que pode ser feita manualmente, mas com um software tudo fica incomparavelmente mais fácil.
Com um sistema de gestão de RH pode planear a curto e longo prazo, e fazer ajustes rápidos. Pode concentrar toda a informação num só sítio, atualizá-la em tempo real e partilhá-la com os seus colaboradores.
Deixará de haver conflitos de turnos, elementos mal distribuídos e falhas de comunicação. Acima de tudo, a equipa passará a funcionar de forma muito mais eficiente.
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4. Avaliar o desempenho dos colaboradores mais eficazmente
Principalmente em empresas com equipas maiores, a avaliação dos colaboradores pode ser complexa. Um sistema de RH para empresas descomplica essa tarefa.
Pode usar modelos definidos ou personalizáveis, ou criar grupos de avaliação. Pode também acompanhar em tempo real respostas dadas por colaboradores ou agrupar dados por equipa.
No limite, este tipo de sistema de RH torna possível obter dados concretos e qualitativos, de forma simples e intuitiva. E com estes dados ficará capacitado para tomar decisões fundamentadas.
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5. Otimizar o processo de recrutamento e seleção
É uma das tarefas mais importantes do departamento de RH, mas também uma das que consome mais tempo e recursos. Logo, uma das mais dispendiosas.
Com um sistema de RH pode automaticamente criar um portal de emprego para atrair talento. Poderá também consultar toda a informação fornecida pelos candidatos, automatizar respostas ou programar tarefas.
O recrutamento e seleção deixarão, assim, de ser um longo pesadelo. E, além de contratar talento mais capacitado, reduzirá custos.
6. Acelerar o processo de onboarding e simplificar o procedimento de offboarding
Um sistema de RH torna também o processo de integração de funcionários mais simples e rápido. Paralelamente, melhora a experiência dos novos colaboradores, impactando quer a employee experience, quer a employer branding.
Poderá personalizar e automatizar fluxos de tarefas, bem como garantir uma comunicação fluida entre intervenientes. Adicionalmente, poderá distribuir automaticamente tarefas e ativar notificações.
No que diz respeito ao offboarding, um sistema de RH é igualmente útil. Poderá ser usado para obter feedback e promover uma saída positiva, ou para facilitar a troca de responsabilidades entre colaboradores.
7. Planear e gerir formações internas de modo mais simples através de um sistema de RH
As formações são obrigatórias por lei. Adicionalmente, são outro dos aspetos vitais quer para a evolução dos colaboradores, quer para o crescimento da própria empresa.
Com um sistema de RH pode concentrar no mesmo local toda a informação relativa a formações. Seja o planeamento, o conteúdo e documentação das mesmas, ou os resultados obtidos.
Poderá, ainda, acompanhar mais de perto o custo de cada ação de formação, obter relatórios e verificar quais as competências em que deve apostar.
8. Avaliar melhor os objetivos da empresa e dos funcionários
Recorrer a um sistema de RH na definição, monitorização e avaliação das metas estabelecidas contribuirá para o seu sucesso. Com base na informação recolhida poderá tomar decisões, gerir melhor o talento. Poderá também fazer ajustes mais rapidamente ou dar resposta a necessidades.
Fundamentalmente, a diferença introduzida pelo uso de um sistema de RH é poder recolher e medir dados muito mais rapidamente. E ao concentrar toda a informação num só local, partilhado com a equipa, promoverá a transparência.
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9. Gerir e emitir recibos de vencimento mais facilmente
A gestão da folha de pagamentos de qualquer empresa é complicada e absorve muito tempo. É também uma tarefa regular, que não pode ser evitada. No entanto, pode ser otimizada, com uma pequena grande ajuda da tecnologia.
Um software de gestão ou sistema de RH simplifica, centralizando todas as etapas numa plataforma, a emissão de recibos de vencimento. Veja como abaixo:
- Poderá ter elementos predefinidos, poupando tempo na preparação dos recibos dos seus colaboradores;
- Programação e definição da periodicidade do recibo de vencimento;
- Definição do tipo de documento que quer emitido e partilha da informação com a contabilidade através de uma única plataforma;
- Acompanhamento do estado da emissão ou cada incidência relativa aos recibos de vencimento;
- Dados como custos salariais, evolução dos vencimentos e outros gastos com contratações podem ser acedidos rapidamente.
Com todas estas informações pode tomar decisões estratégias fundamentais para o crescimento sustentado e sustentável da empresa!
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10. Controlar e gerir despesas mais eficientemente com um sistema de RH
O processo de controlo de despesas é um dos aspetos onde muitas empresas falham, pagando caro por isso. Usando um sistema de RH, que lhe permita automatizar este controlo, estará sempre inteirado da situação financeira da empresa.
Poderá acompanhar custos em tempo real, ou aprovar e rejeitar pedidos de despesas. Poderá ainda gerar relatórios muito mais rapidamente para poder tomar decisões. O pesadelo de usar ficheiros Excel ou rever faturas manualmente desaparece também por completo.
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11. Agilizar processos burocráticos e tornar a sua empresa mais sustentável com a assinatura digital
Numa sociedade digital first, já não faz sentido depender das assinaturas em papel. Também aqui o sistema de RH é a resposta certa.
Tendo uma solução de assinatura digital pode pedir a assinatura dos seus colaboradores de forma segura e rápida. E podem até estar em pontos opostos do globo.
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12. Organizar melhor a gestão documental e garantir a sua segurança recorrendo a um sistema de RH
Sejam contratos, recibos de vencimento ou ficheiros de trabalho, já não precisa de perder tempo a procurar em pastas. Um software de gestão possibilita arrumar todos os documentos num só local, seguro e sempre acessível – um software digital.
Pode ainda partilhar documentos com os colaboradores, evitando e-mails infindáveis. Ou ter a certeza que tem acesso à versão mais atual, sem desperdiçar tempo a comparar ficheiros.
Como deve ser o software de Recursos Humanos ideal?
Se considera utilizar um programa de gestão de Recursos Humanos, pode ter muitas dúvidas. Por isso, aqui fornecemos algumas dicas sobre como deve ser o sistema perfeito para o ajudar a gerir o seu RH. Isto inclui manter um melhor controlo de todos os dados e informações sobre os seus funcionários e poupar dinheiro e recursos.
Um programa ideal para a gestão de recursos humanos é aquele que:
# 1 – É fácil de entender e de utilizar sem conhecimento prévio. O programa deve poder ser usado por toda a empresa. Incluindo os diretores, responsáveis por Recursos Humanos e por toda a equipa. Isto é importante já que todos devem usá-lo, independente do seu grau de instrução e de conhecimento informático.
# 2 – É prático e permite acesso rápido às informações. Se começamos a usar um software de Recursos Humanos, é porque queremos optimizar todas as tarefas deste sector. Portanto, o programa deve ser claro para não perder muito tempo. Isto significa encontrar cada função com facilidade e executar tudo o que precisa rapidamente.
# 3 – É Intuitivo. O dispositivo deve ser fácil de aceder para todos os tipos de computador e sistemas operacionais. Mas também deve ser projetado para o acesso através de tablets e telemóveis. Já que muitos funcionários podem estar a trabalhar em casa, numa viagem de trabalho ou mesmo noutro escritório.
Factorial HR: o sistema de gestão de RH ideal para a sua empresa
O sistema de gestão de RH da Factorial não só responde às necessidades dos seus clientes, como se adapta por completo à realidade de cada cliente. Ao ser um software “tudo-em-um”, cobre um leque diverso de tarefas, desde a gestão de horas à gestão de talento e financeira.
Deste modo, ao recorrer às funcionalidades da Factorial pode ter a certeza que está a utilizar uma ferramenta flexível e bastante completa.
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